Automatyczne wysyłanie e-mailem faktur i paragonów z Subiekt nexo PRO do klientów
Kod wtyczki: NXO_CAI_COM_INV_EML_100
Użyta wersja wtyczki: VER_PRERTM_v153.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka działa niezależnie od innych systemów. W momencie zrealizowania zamówienia i utworzenia faktury lub paragonu, integracja automatycznie wyśle wiadomość e-mail z fakturą do klientów. System pozwala precyzyjnie określić treść wiadomości a także rodzaj dokumentów (faktury VAT lub paragony), które ma otrzymać klient, a także jaką nazwę mają nosić wygenerowane dokumenty i gdzie mają być zapisywane.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w BaseLinker. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w BaseLinker.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z BaseLinker
Pobierz token API poprzez kliknięcie przycisku kopiuj do schowka w zakładce API. Moje konto > API.
UWAGA
Podanie nieprawidłowego klucza API spowoduje brak możliwości zapisania scenariusza oraz przesłania potrzebnych danych.
6. Połączenie z Subiekt nexo PRO
Dane do logowania do Subiekt nexo PRO należy wpisać w integratorze, który pobieramy po zakończeniu konfiguracji scenariusza.
PAMIĘTAJ
Integrator wystarczy pobrać tylko jeden raz - przy pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby pobierania go ponownie przy dodawaniu kolejnych wtyczek lub przy wprowadzaniu zmian w scenariuszu.
7. Wzorce wydruku w Subiekt nexo PRO
W tym punkcie należy wpisać nazwy wzorców wydruków z Subiekt nexo PRO.
Dostępne opcje:
a) Faktury
b) Paragony
c) Paragony imienne
d) Faktury detaliczne
PODPOWIEDŹ
Wzorce wydruku w programie Subiekt nexo PRO znajdziesz podając w polu szukaj hasło wzorce wydruku
8. Dane do połączenia do serwera Smtp
W tym punkcie należy skonfigurować połączenie SMTP z Twoją skrzynką pocztową, dzięki której obywać się będzie wysyłka e-maili.
Dostępne opcje:
a) Email
Tutaj należy podać adres Twojej skrzynki pocztowej, który jest loginem, przykładowo, aby zalogować sie na konto Gmail należy podać support_sellintegro@gmail.com
b) Adres na który wysyłać email
Tutaj można podać adres mailowy, na którego wyślemy pierwsze maile po pierwszej konfiguracji w celu sprawdzenia, czy wysyłka została poprawnie skonfigurowana, czy odpowiada nam treść maila i załącza się odpowiedni dokument.
c) Adres kopii
W przypadku podania również tutaj swojego adresu mailowego jak wyżej, wtyczka wyśle kopię jawną również na Twojego maila.
d) Nazwa serwera SMTP
Tutaj należy podać nazwę serwera Twojego dostawcy skrzynki pocztowej. Jeżeli nie wiesz, jaka to powinna być nazwa, wpisz w dowolną wyszukiwarkę internetową hasło “dane smtp nazwa dostawcy np. gmail. Przykładowo, dla Gmail będzie to smtp.gmail.com.
e) Port serwera
Tutaj zwykle opcje są dwie, jednak również port zależny jest od Twojego dostawcy skrzynki. Ogólnie używa się:
- 587 lub 25 (niezalecany) dla połączeń nieszyfrowanych
- 465 dla połączeń szyfrowanych (SSL)
f) Użytkownik
Tutaj należy podać adres Twojej skrzynki pocztowej, który jest loginem, przykładowo, aby zalogować sie na konto Gmail należy podać support_sellintegro@gmail.com
d) Hasło
Tutaj należy wpisać hasło do Twojej skrzynki pocztowej. Dzięki połączeniu wszystkich tych danych wtyczka będzie mogła bezproblemowo podłączyć się do Twojego konta skrzynki pocztowej.
-
Użyj SSL/TLS
Opcja ta pozwala na szyfrowanie danych (maila) w celu uniknięcia przechwycenia go przez osoby trzecie (skrzynka pocztowa musi wspierać SSL/TLS i używać portu 465 ).
-
Nie używaj SSL/TLS
Opcja ta spowoduje wysyłkę maila bez opcji szyfrowania portem 587 (osoby z odpowiednimi umiejętnościami są w stanie widzieć treść wysłanego maila).
-
Automatycznie wykryj SSL/TLS
Opcja odpyta Twoją skrzynkę pocztową w celu dogadania wspieranego połączenia (szyfrowane lub nie)
PODPOWIEDŹ
W przypadku używania poczty Gmail należy włączyć weryfikację dwuetapową przechodząc do Zarządzaj kontem Google następnie zakładka Bezpieczeństwo następnie Weryfikacja dwuetapowa oraz w zakładce Hasła do aplikacji wygenerować hasło dla aplikacji Poczta dla urządzenia Komputer z systemem Windows i zamiast swojego hasła do konta Google należy w konfiguracji powyżej podać to wygenerowane hasło.
PAMIĘTAJ
Jeżeli mają zostać wysyłane maile do zamówień z Allegro, należy również dodać swój adres mailowy tutaj: https://allegro.pl/moje-allegro/moje-konto/moje-adresy-email . Bez dodania swojego adresu do białej listy wtyczka nie jesteś w stanie wysłać takich maili mimo potwierdzenia wysyłki w dzienniku.
9. Szczegóły wiadomości
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować nam dostosować treść wysłanego maila do klienta.
Dostępne opcje:
Temat wiadomości
Tutaj wpisujemy treść tematu wiadomości, np. nazwę sklepu
Treść wiadomości
Tutaj wpisujemy treść naszej wiadomości jaką dostanie od nas klient wraz z załącznikiem.
PODPOWIEDŹ
W treści naszej wiadomości możemy używać podstawowych znaczników HTML takich jak pogrubienie, podkreślenie, pochylenie itp.
PODPOWIEDŹ
Jeśli korzystasz z systemu BaseLinker, w treści wiadomości możesz używać tagów szablonu dostępnych w systemie BaseLinker takich jak order_id czy invoice_fullname zawartych w klamrach.
10. Dokumenty z jakiego statusu chcesz wysyłać?
Opcja ta umożliwia odpytywanie konkretnego jednego lub wybranych wielu statusów w BaseLinker, gdzie są już zamówienia z dokumentem końcowym.
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Wtyczka odpyta wszystkie statusy w BaseLinker w celu sprawdzenia, czy są tam zamówienia z dokumentem końcowym w Subiekt nexo PRO (dłuższy czas pracy integracji)
b) O statusie
Wpisujemy identyfikator statusu (liczba, która pokazuje się po najechaniu myszką na dany status w BaseLinker. Możesz również wpisać kilka statusów oddzielając je przecinkiem np. 29814, 29815, 29816
11. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, poprawnie wysłanym do klientów?
Opcja ta umożliwia zmianę statusu w BaseLinker na inny wybrany po poprawnym wysłaniu maila do klienta. Pozwoli to skrócić czas pracy integracji z kolejną pętlą programu.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Po wysłaniu maila wtyczka nie zmieni statusu na inny w BaseLinker, w kolejnej pętli również to zamówienie zostanie odpytane, ale nie wyśle się mail ponownie.
b) Ustaw status
Po wysłaniu maila wtyczka zmieni status z X na Y co skróci czas pracy wtyczki w kolejnej pętli programu.
c) Zgodnie z tabelą
Jeżeli w pkt. 10 podaliśmy więcej statusów niż jeden, tutaj możemy ustawić tabelę mapowania, z jakiego statusu na jaki konkretny ma się zmienić po wysłaniu maila.
12. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, które nie mogą być wysłane do klientów w przypadku błędu?
Opcja ta umożliwia zmianę statusu w BaseLinker na wskazany w przypadku wyniknięcia jakiegoś błędu przy wysyłce maila.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Po wysłaniu maila wtyczka nie zmieni statusu na inny w BaseLinker, w kolejnej pętli również to zamówienie zostanie odpytane, ale nie wyśle się mail ponownie.
b) Ustaw status
W razie błędu wtyczka zmieni status z X na Y i łatwo sprawdzimy jakie dokumenty z jakiego zamówienia nie zostały wysłane do klienta.
c) Zgodnie z tabelą
Jeżeli w pkt. 10 podaliśmy więcej statusów niż jeden, tutaj możemy ustawić tabelę mapowania.
13. Czy chcesz wysyłać wszystkie dokumenty?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy wysyłać dokumenty tylko przetworzone przez nasze integracje, które wpisują numer zaczynający się od B_ lub wysyłać wszystkie zamówienia, jeżeli nie korzystasz jeszcze z naszych rozwiązań.
Dostępne opcje:
a) Tak
Wysłane zostaną wszystkie dokumenty stworzone ręcznie oraz integracją w Nexo (ustawienia “Dokumenty z jakiego statusu chcesz wysyłać?” oraz “W jaki sposób dokumenty utworzone przez integracje w Nexo mają być wyszukiwane w Nexo?” zostaną pominięte)
b) Nie
Zostaną wysyłane tylko dokumenty, które posiadają w numerze oryginału lub uwagach ID zamówienia z BaseLinker.
14. W jaki sposób dokumenty utworzone przez integracje w Subiekt nexo PRO mają być wyszukiwane w Subiekt nexo PRO?
Opcja ta pozwala na wybór sposobu wyszukiwania dokumentów w Subiekt nexo PRO.
Dostępne opcje:
a) Na podstawie identyfikatora zamówienia z pola “Uwagi” (w uwagach musi znajdować się ID zamówienia z BaseLinker)
b) Na podstawie pola NumerZewnetrzny (ustawienie zadziała tylko gdy najpierw zostało stworzone w Subiekt nexo PRO zamówienie ZK, a później integracja “Masowe generowanie FS/PAi z ZK” stworzyła dokument końcowy z ZK)