Masowe Generowanie FS/PAI z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w SellAsist
Kod wtyczki: SLA_CAI_COM_GDC_SGT_100
Użyta wersja wtyczki: VER_PRERTM_v156.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Subiekt GT na bazie istniejącego już w tym systemie zamówienia od klienta (ZK). Proces generowania dokumentów bazuje na zmianach statusów w systemie źródłowym (e-Commerce) SellAsist.
Wtyczka umożliwia Ci drukowanie oraz fiskalizcję tworzonych dokumentów całkowicie automatyzując proces wystawiania dokumentów sprzedaży. Integracja przetwarza ZK, w których numerze oryginału znajduje sie prefix B_numerzamówienia, który nadawny jest przez przez wtyczkę “Przesyłanie zamówień z SellAsist do Subiekt GT” lub może być tam umieszczony ręcznie. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w SellAsist. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w SellAsist.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz.
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z SellAsist
a) Podaj twoją nazwę sklepu w Sellasist:
Wprowadzamy nazwę naszego sklepu z Sellasist. Nazwę sklepu możemy podejrzeć w pasku adresu naszego konta Sellasist:
a) Podaj twój klucz API konta w Sellasist:
Wprowadzamy klucz API konta w Sellasist. Aby utworzyć nowy klucz API w Sellasist w zakładce “Integracje” należy wybrać “Klucze API”, a następnie dodać nowy klucz API dla integracji.
6. Połączenie z Subiekt GT
Dane do logowania do Subiekt GT można wpisać w integratorze, który pobieramy po zakończeniu konfiguracji scenariusza.
PAMIĘTAJ
Integrator wystarczy pobrać tylko jeden raz - przy pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby pobierania go ponownie przy dodawaniu kolejnych wtyczek lub przy wprowadzaniu zmian w scenariuszu.
7. Zamówienia z jakim statusem chcesz przetwarzać do dokumentów sprzedażowych?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach integracja ma działać.
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusy zamówień w SellAsist i przetworzy te zamówienia, które posiadają prefix B_ i nie zostały jeszcze przetworzone do dokumentu sprzedaży.
b) O statusie
Integracja sprawdzi tylko określone w tym punkcie statusy podczas przetwarzania zamówień. Możliwe jest podanie kilku statusów wpisując je ręcznie po przecinku lub wybranie ich z lupki. Integracja przetworzy tylko te zamówienia, które posiadają wystawiony dokument ZK, mają w numerze oryginału prefix B_numerzamówienia oraz nie posiadają wystawionego dokumentu sprzedaży.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów z których faktycznie chcemy przetwarzać zamówienia.
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w SellAsist, poprawnie wygenerowanym w Subiekt GT?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w SellAsist po utworzeniu dokumentu w Subiekt GT.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego nie zmieni statusu zamówienia na SellAsist.
b) Ustaw status
Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego zmieni jego status na podany w konfiguracji.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w SellAsist, które nie mogą być wygenerowane w Subiekt GT np. nie odnaleziono powiązanego towaru?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
10. Jakie dokumenty w Subiekt GT mają być tworzone?
Funkcjonalność pozwala zdecydować jakie dokumenty mają być tworzone przez integrację podczas przetwarzania zamówień.
Możliwe jest tworzenie Faktur VAT bez NIP. W tym celu należy wyłączyć sprawdzanie poprawności NIP w systemie Subiekt GT.
Dostępne opcje:
a) Paragony imienne lub faktury VAT na żądanie klienta (klient zaznaczył, że chce fakturę)
Integracja utworzy paragon imienny lub fakturę VAT zależnie od tego, co zaznaczył klient na zamówieniu w SellAsist. Przy zaznaczonym “Klient chce fakturę” integracja utworzy fakturę VAT przy procesowaniu.
b) Zawsze paragony imienne
Integracja utworzy zawsze paragon imienny z danymi kontrahenta niezależnie od tego, co widnieje w SellAsist.
Paragon imienny w odróżnieniu od paragonu zwykłego posiada dane kontrahenta zamawiającego.
c) Faktury VAT
Integracja utworzy zawsze fakturę VAT niezależnie od opcji zaznaczonej w SellAsist. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt GT, aby tworzyć faktury VAT bez NIP.
d) Wydanie zewnętrzne
Integracja utworzy wydanie zewnętrzne bez tworzenia dokumentu sprzedaży.
h) Zgodnie z tabelą
Pozwala na utworzenie mapowania tak, aby tworzyć dany rodzaj dokumentu z danego statusu np.
Status A -> Paragony imienne
Status B -> Paragony zwykłe
Status C -> Faktury VAT
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
PAMIĘTAJ
Statusy, które podane są w mapowaniu muszą być wpisane też w punkcie 7 scenariusza.
11. Przypisz dodatkowe oznaczenia JPK VAT dla dokumentu
Funkcjonalność ta pozwala na przypisanie dodatkowych oznaczeń dla Jednolitych plików kontrolnych VAT.
Dostępne opcje:
a) Nie przypisuj oznaczeń JPK VAT
Integracja nie będzie przypisywać dodatkowych oznaczeń podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
b) Przypisuj oznaczenia JPK VAT zgodnie z mapowaniem
Integracja będzie przypisywać dodatkowe oznaczenia podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
Mapowanie:
Pole w SellAsist
- Wszystko
- Identyfikator statusu zamówienia
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
PAMIĘTAJ
Statusy, które podane są w mapowaniu muszą być wpisane też w punkcie 7 scenariusza.
PAMIĘTAJ
Status do przypisywania oznaczeń JPK VAT musi być tym samym statusem z którego tworzone są dokumenty sprzedaży.
- Kod kraju faktury
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
- Kod kraju dostawy
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
- Waluta
Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w SellAsist.
Wartość pola w SellAsist
Wpisujemy tutaj wartość zależnie od wybranego klucza mapowania w poprzednim punkcie mapowania.
Oznaczenia JPK VAT
Dostępne oznaczenia można wybrać z listy w mapowaniu.
- SW - Sprzedaż wysyłkowa poza terytorium kraju
- EE - Usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne
- TP - Transakcje między podmiotami powiązanymi
- TT_WNT - Transakcja trójstronna w procedurze uproszczonej - WNT
- TT_D - Transakcja trójstronna w procedurze uproszczonej - dostawa
- MR_T - Marża - usługi turystyki
- MR_UZ - Towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki
- I_42 - Import towarów w procedurze celnej 42
- I_63 - Import towarów w procedurze celnej 63
- B_SPV - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 1 ustawy
- B_SPV_DOSTAWA - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 4 ustawy
- B_MPV_PROWIZJA - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 2 ustawy
- MPP - Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności
- WSTO_EE - Sprzedaż towarów na odległość oraz usług telekom. i nadawcze (UE)
- IED - Sprzedaż przez interfejsy elektroniczne
12. W momencie kiedy klient zaznaczył, że chcę fakturę a nie podał nipu stwórz paragon
Funkcjonalność pozwala tworzyć paragony imienne w sytuacji, gdy klient nie podał NIP ale zaznaczył, że chce fakturę.
Dostępne opcje:
a) Nie
Integracja będzie tworzyć faktury VAT bez NIP.
b) Tak
Integracja będzie tworzyć paragony imienne zamiast faktur VAT, jeśli klient zaznaczył, że chce fakturę ale nie podał NIP.
13. Czy wpisać numer utworzonego dokumentu w Subiekt GT na źródłowe zamówienie w SellAsist?
Funkcjonalność ta pozwala zwrócić informację o utworzonym dokumencie do SellAsist i wpisać ją w wybrane pole własne w SellAsist.
Dostępne opcje:
a) Nie
Integracja nie będzie wpisywać informacji o utworzonym dokumencie do pola w SellAsist.
b) Tak, do numer dokumentu
Integracja zwróci informację o utworzonym dokumencie sprzedaży do Numer dokumentu sprzedaży w SellAsist.
14. Co chcesz zrobić z zamówieniem w przypadku braku stanów?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać zachowanie integracji w przypadku braku stanu magazynowego w momencie przetwarzania zamówienia.
Dostępne opcje:
a) Stwórz dokument z wycofanym skutkiem magazynowym
Pozwala tworzyć dokumenty z wycofanym skutkiem magazynowym (bez skutku magazynowego)
b) Stwórz dokument z odłożonym skutkiem magazynowym (wymagany dodatek: niebieski PLUS do Subiekt GT)
Pozwala tworzyć dokumenty z odłożonym skutkiem magazynowym.
c) Nie twórz dokumentu
Pozwala na omijanie zamówień, na których brakuje stanu magazynowego. Zamówienia takie trafią do statusu błędu podanego w punkcie 9.
-
Drukuj/fiskalizuj dokumenty nawet jeśli tworzą się z wycofanym/odłożonym skutkiem magazynowym
Funkcjonalność ta powiązana jest z punktem 17. i pozwala przy tworzeniu dokumentu z wycofanym lub odłożonym skutkiem magazynowym na automatyczne drukowanie i/lub fiskalizacje takich dokumentów.
W momencie braku stanu towaru, ustaw atrybut produktu w SellAsist na ‘BRAK STANU’:
W przypadku stanu, zależnie od wybranej opcji integracja może w ustawić w produkcie SellAsist atrybut ‘BRAK STANU’.
a) Nie
b) Tak
15. Dokumentom tworzonym w Subiekt GT ustal kategorię
Funkcjonalność ta pozwala stworzyć mapowanie, które ustawi wskazaną kategorię na dokumencie w trakcie procesowania.
Mapowanie:
Pole z SellAsist
- Id statusu zamówienia
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w Sellasist:
PAMIĘTAJ
Statusy, które podane są w mapowaniu muszą być wpisane też w punkcie 7 scenariusza.
PAMIĘTAJ
Status do przypisywania oznaczeń JPK VAT musi być tym samym statusem, z którego tworzone są dokumenty sprzedaży.
- ID źródła zamówienia
Identyfikator źródła zamówienia można wyciągnąć przy użyciu API SellAsist.
- Źródło zamówienia
Widoczne jest na zamówieniu, bądź można je wyciągnąć przy użyciu API SellAsist.
- Uwagi kupującego
- Uwagi sprzedającego
- Symbol waluty
Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w SellAsist.
- Metoda płatności
Pod uwagę brana jest określona metoda płatności z zamówienia w SellAsist.
- Metoda transportu
Pod uwagę brana jest określona metoda transportu z zamówienia w SellAsist.
- Kod kraju na podstawie danych do dostawy
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
- Kod kraju na podstawie danych do faktury
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
Wartość pola
Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.
Nazwa kategorii z Subiekt GT
Wprowadzamy istniejącą kategorię z Subiekt GT. Możliwe jest też wybranie go z zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.
- Jeśli nie uda się ustalić kategorii na podstawie powyższego mapowania to
Jeśli mapowanie nie powiedzie się to możliwe jest ustawienie kategorii zapasowej.
Pozostaw domyślną kategorie
Ustawiona zostanie domyślna kategoria dokumentu.
Ustaw na
Można wybrać jedną kategorię zapasową. Możliwe jest też wybranie go z zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.
PAMIĘTAJ
Ustawiona kategoria musi być utworzona w Subiekt GT
16. Licencja SFERA jest WYMAGANA
Ta integracja wymaga aktywnej licencji rozszerzenia “Sfera”, które pozwala na integrowanie systemu Subiekt GT z zewnętrznymi programami.
Status licencji Sfera można z dowolnego ekranu w Subiekt GT. W tym celu klikamy w ikonę.
Sfera posiada również 14 dniowy okres testowy, który można aktywować w dowolnym momencie.
17. Mapowanie wydruków wygenerowanych dokumentów
Dostępne opcje:
a) Nie drukuj dokumentów
Integracja nie wywoła drukowania i/lub fiskalizacji dokumentów sprzedaży w momencie generowania
b) Drukuj zgodnie z mapowaniem
Integracja podczas generowania dokumentów wywoła drukowanie i/lub fiskalizację dokumentów poprzez połączenie z Sfera.
Mapowanie:
Warunek główny
Ta opcja określa pierwszy warunek w mapowaniu dokumentów do wydruku. Obecnie dostępna jest jedynie opcja “Typ dokumentu”.
Wartość warunku głównego
Ta opcja pozwala wybrać jaki dokument ma być drukowany/fiskalizowany. Możliwe jest drukowanie/fiskalizowanie: Paragonów, Faktur Sprzedaży oraz Faktur Detalicznych. Jeśli drukarka fiskalna pozwala na to możliwa jest fiskalizacja faktury VAT/faktury detalicznej.
Typ wydruku
Ta opcja pozwala określić jaki rodzaj wydruku ma być wykonany podczas procesowania dokumentu.
Czy użyć domyślnej drukarki?
Ta opcja dostępna jest tylko w przypadku wybrania “Drukowanie”, jak funkcja w wierszu mapowania. Pozwala określić, czy drukarka jest domyślnym urządzeniem w systemie Windows.
Nazwa drukarki
W przypadku drukarki przeznaczonej do standardowego drukowania podajemy nazwę drukarki widoczną w panelu sterowania systemu Windows w zakładce “Drukarki i skanery”. Drukarka podłączona sieciowo musi również widoczna w tym panelu. Możliwe jest też wybranie drukarki za pomocą zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia bezproblemowej komunikacji z drukarką zalecamy aby była ona ustawiona jako domyślna drukarka systemu Windows. Po ustawieniu drukarki jako domyślna należy zmienić poprzedni warunek mapowania na Tak
W przypadku drukarki przeznaczonej do fiskalizacji należy podać nazwę widoczną w module Kasiarz GT należącym do pakietu Insert GT. Przy użyciu Kasiarz GT możliwe jest połączenie drukarki zarówno bezpośrednio do komputera z integratorem jak i sieciowo.
PODPOWIEDŹ
W przypadku połączenia drukarki sieciowo poprzez Kasiarz GT wiele czynników środowiskowych może wpływać na dostępność drukarki fiskalnej przez moduł Sfera. Jeśli wystąpi problem z łączeniem z drukarką zalecamy skorzystanie z dodatkowego oprogramowania od Insert - Serwer Urządzeń Zewnętrznych(SUZ).
SUZ można pobrać w tym miejscu.
Nazwa wzorca wydruku
Ta opcja pozwala na wybranie z jakiego wzroca wydruku integracja ma korzystać podczas drukowania dokumentów. Nazwę wzorca wydruku możemy znaleźć w Subiekt GT. Możliwe jest też wybranie go przy pomocy zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.
Warunek dodatkowy
Wartość warunku dodatkowego
Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.
18. Dodatkowo przepisuj pola własne pomiędzy dokumentami
Funkcjonalność ta pozwala przypisywać wartości z pola własnego między dokumentem ZK, a dokumentem wygenerowanym przez tą integrację. Nazwy pól własnych muszą być identyczne i dostępne dla obu rodzajów dokumentu. Pola własne w Subiekt GT można znaleźć w parametrach. Można podać kilka pól po przecinku bez spacji. Możliwe jest również wybranie pola własnego przy pomocy zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.
19. Czy chcesz przepisywać prefix z ZK na dokument końcowy?
Funkcjonalność ta pozwala na przepisywanie prefiksów dokumentu z ZK na dokument generowany tą integracją.
Dostępne opcje:
a) Nie
Integracja nie będzie przenosić prefiksu między dokumentami.
b) Tak
Integracja przeniesie prefiks z dokumentu ZK na wygenerowany dokument. Do poprawnego działania wymagane jest włączenie rozszerzenia numeru w ustawieniach numeracji w Subiekt GT dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Ustawienia numeracji dostępne są w parametrach.
20. Czy chcesz weryfikować kontrahenta w bazie VIES?
Funkcjonalność ta pozwala na weryfikację kontrahenta w bazie VIES.
Dostępne opcje:
a) Nie
Integracja nie będzie zweryfikować kontrahenta w bazie VIES.
b) Tak
Integracja dokona weryfikacji kontrahenta w bazie VIES. W przypadku gdy NIP kontrahenta nie będzie aktywny w systemie VIES, zamówienie zostanie pominięte.
21. Jaka ma być data sprzedaży dokumentu?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać jaka ma być data zapisu dokumentu w Subiekt GT.
Dostępne opcje:
a) Data zapisu dokumentu (domyślnie)
b) Data płatności na zamówieniu
Brana pod uwagę jest data płatności z zamówienia w SellAsist.
22. Jaka ma być data zakończenia dostawy?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać jaka ma być data zakończenia dostawy w dokumencie Subiekt GT.
Dostępne opcje:
a) Data zapisu dokumentu (domyślnie)
b) Data płatności na zamówieniu
Brana pod uwagę jest data płatności z zamówienia w SellAsist.
23. Jaka ma być data kursu waluty?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać jaka ma być data kursu waluty podczas procesowania dokumentów.
Dostępne opcje:
a) Kurs waluty z dnia poprzedzającego dzień utworzenia dokumentu źródłowego(zamówienie od klienta)
b) Kurs waluty z dnia poprzedzającego dzień wygenerowania faktury
UWAGA
Do pobierania kursów walut wymagane jest posiadanie aktywnego, opłaconego abonamentu do Subiekt GT, który pozwala na korzystanie z aktualizacji biznesowych.
24. Podczas generowania dokumentu z ZK, nadaj podpis osoby wystawiającej to zamówienie
Funkcjonalność ta pozwala zadecydować, kto będzie widoczny jako wystawiający dokument sprzedaży.
Dostępne opcje:
a) Osoba domyślna
Ta opcja jako osobę wystawiającą zostanie wpisany operator, którego profil podany jest w integratorze i służy integracji do logowania poprzez rozszerzenie Sfera.
b) Przepisz osobę z ZK
Ta opcja przeniesie osobę wystawiającą z dokument ZK na dokument końcowy.
25. Jaki ma być termin dokumentu?
Ta funkcjonalność pozwala ustawić termin realizacji dokumentu sprzedaży.
Dostępne opcje:
a) Liczony od dnia utworzenia ZK
Termin realizacji dokumentu liczony będzie od dnia utworzenia dokumentu ZK.
b) Liczony od daty wystawienia dokumentu końcowego
Termin realizacji dokumentu liczony będzie od daty wystawienia dokumentu końcowego.