Masowe generowanie FS/PAi z ZK w Subiekt nexo PRO na zmianę statusu zamówienia w Apilo

Kod wtyczki: ERB_CAI_COM_GDC_NXO_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v156.0

Co powinieneś wiedzieć na początku?

Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Subiekt nexo PRO na bazie istniejącego już w tym systemie zamówienia od klienta (ZK). Proces generowania dokumentów bazuje na zmianach statusów w systemie źródłowym (e-Commerce) Apilo. Wtyczka umożliwia Ci drukowanie oraz fiskalizcję tworzonych dokumentów całkowicie automatyzując proces wystawiania dokumentów sprzedaży. Integracja przetwarza ZK, w których numerze oryginału znajduje się prefix B_numerzamówienia, który nadawany jest przez przez wtyczkę “Przesyłanie zamówień z Apilo do Subiekta nexo PRO” lub może być tam umieszczony ręcznie. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań

Scenariusz konfiguracyjny

1. Kilka informacji na start.

Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.

2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

PAMIĘTAJ

Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w Apilo.

3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.

Dostępne opcje:

a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji

Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.

b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:

Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

UWAGA

Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz

4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?

Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:

Dostępne opcje:

a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie

Funkcjonalność ta pozwala również na:

Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.

b) Nie, tylko uruchom ręcznie

Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.

PAMIĘTAJ

Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.

5. Połączenie z Apilo

Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.

UWAGA

Aby pobrać wymagane dane należy utworzyć nową aplikację REST API w systemie Apilo w zakładce Administracja > Klucze API Apilo . W zakładce API Apilo możemy sprawdzić także datę ważności tokenów.

Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?

6. Połączenie z Subiekt nexo PRO

Mam zainstalowany integrator w wersji 3.5.4.0 lub wyższej i podane tam dane do logowania. Gdy zaznaczymy tą opcję, nie będzie konieczne wprowadzanie danych w konfiguracji, a wystarczy wprowadzenie ich do integratora.

PAMIĘTAJ

Integrator wystarczy pobrać tylko jeden raz - przy pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby pobierania go ponownie przy dodawaniu kolejnych wtyczek lub przy wprowadzaniu zmian w scenariuszu.

Serwer bazy danych Należy wprowadzić nazwę serwera bazy danych, na którym zainstalowana jest baza danych
Nazwa bazy danych Należy wprowadzić nazwę bazy danych SQL
Uwierzytelnienie windows Opcja pozwala za zalogowanie się do bazy danych bez podawania danych użytkownika bazy
Użytkownik bazy danych
Hasło bazy danych
Operator Subiekt nexo PRO
Hasło operatora

7. Dokumenty z jakiego statusu chcesz generować?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, na których statusach zamówień integracja ma pracować.

UWAGA

Numer zamówienia w Apilo musi być podany jako numer oryginału na zamówieniu w Subiekt nexo PRO z prefiksem B_

Dostępne opcje:

a) Wszystkie

Integracja sprawdzi wszystkie statusy zamówień w Apilo (ERPBox) i przetworzy te zamówienia, których nie odnajdzie w Subiekt nexo PRO (integracja sprawdza, czy zamówienie było już przetworzone na podstawie numeru oryginału dokumentu B_NumerZamówienia)

b) O statusie

Integracja sprawdzi tylko zamówienia, o statusach o określonych ID w tym punkcie. Możliwe jest podanie kilku statusów wpisując je ręcznie po przecinku. Integracja tworząc dokument w Subiekt nexo PRO wpisze w numer oryginału wartość B_NumerZamówienia.

PODPOWIEDŹ

Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.

ERB_statusy

PODPOWIEDŹ

Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzać zamówienia.

8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, poprawnie wygenerowanym w Subiekt nexo PRO?

Dostępne opcje:

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w Apilo (ERPBox) po utworzeniu dokumentu w Subiekt nexo PRO.

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego nie zmieni statusu zamówienia na Apilo (ERPBox).

b) Ustaw status

Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego zmieni jego status na podany w konfiguracji.

PODPOWIEDŹ

Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.

9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, które nie mogły zostać wygenerowane?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.

Dostępne opcje:

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.

b) Ustaw status

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji. Status ten traktowany jest jako ogólny status błędu i niekoniecznie świadczy o braku towaru.

PODPOWIEDŹ

Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.

10. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, które nie mogły zostać wygenerowane ponieważ wystąpił błąd płatności?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu mapowania płatności podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.

Dostępne opcje:

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.

b) Ustaw status

PODPOWIEDŹ

Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.

11. Czy chcesz tworzyć dokumenty z usługami jednorazowymi?

Funkcjonalność ta pozwala zezwolić, czy integracja ma tworzyć dokumenty z usługami jednorazowymi.

Dostępne opcje:

a) Tak

Integracja utworzy dokument, gdy na zamówieniu znajduje się usługa jednorazowa.

b) Nie, zmień status zamówień na

Integracja nie będzie tworzyła dokumentów z usługami jednorazowymi i przeniesie ich do statusu zmapowanego w tym punkcie.

c) Zgodnie z tabelą

12. Czy wykorzystane mają być kwoty netto czy brutto z zamówień Apilo?

Integracja stworzy dokument z cenami zgodnie z wybraną opcją w tym punkcie.

Dostępne opcje:

Wykorzystaj ceny netto

Wykorzystaj ceny brutto

PODPOWIEDŹ

Wartość klucza musi być ustawiona w taki sposób w jaki tworzone są dokumenty w Apilo.

13. Jakie dokumenty w Subiekt nexo PRO mają być tworzone?

Funkcjonalność ta pozwala zadecydować jakie dokumenty będą tworzone w Subiekt nexo PRO podczas procesowania zamówień.

Dostępne opcje:

a) Paragony lub faktury VAT na żądanie klienta (klient zaznaczył, że chce fakturę)

Integracja utworzy paragon imienny lub fakturę VAT zależnie od tego, co zaznaczył klient na zamówieniu w Apilo (ERPBox). Przy zaznaczonym “Klient chce fakturę” integracja utworzy fakturę VAT przy procesowaniu.

b) Paragony zwykłe

Integracja utworzy zawsze zwykły paragon detaliczny bez danych kontrahenta niezależnie od tego, co widnieje w Apilo.

c) Paragony imienne

Integracja utworzy zawsze zwykły paragon imienny niezależnie od tego, co widnieje w Apilo.

d) Faktury VAT

Integracja utworzy zawsze fakturę VAT niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo (ERPBox). Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt nexo PRO, aby tworzyć faktury VAT bez NIP.

d) Faktury detaliczne (Paragon imienny + Faktura detaliczna)

Integracja utworzy zawsze paragon imienny z fakturą detaliczną, niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt nexo PRO, aby tworzyć faktury zaliczkowe bez NIP.

e) Wydania zewnętrzne

Integracja utworzy wydanie zewnętrzne, bez tworzenia dokumentu sprzedaży.

f) Rozchód wewnętrzny

Integracja utworzy Rozchód wewnętrzny, bez tworzenia dokumentu sprzedaży.

g) Zgodnie z Tabelą

Pozwala na utworzenie mapowania tak, aby tworzyć dany rodzaj dokumentu z danego statusu np. Status A -> Paragony imienne
Status B -> Paragony zwykłe
Status C -> Faktury VAT

UWAGA

Uwaga! W przypadku zamówień w Subiekt nexo PRO z ustawioną transakcją inną niż 'Sprzedaż krajowa' (S) wymuszony zostanie typ tworzonego dokumentu: 'Faktura VAT'. W przypadku, gdy nie mają być wymuszane transakcje VAT, należy zaznaczyć checkbox niżej.

Nie wymuszaj zmiany typu tworzonego dokumentu na fakturę VAT w przypadku transakcji VAT innej niż ‘Sprzedaż krajowa’ (S)

Przy tworzeniu paragonów imiennych stwórz dodatkowo dokument Faktura Detaliczna?

Funkcjonalność ta pozwala dodatkowo tworzyć faktury detaliczne przy tworzeniu paragonów imiennych.

Dostępne opcje:

a) Nie

Domyślne działanie integracji, tworzone będą tylko paragony imienne.

b) Tak

Integracja będzie tworzyć faktury detaliczne podpięte pod utworzony paragon imienny.

Dla jakich statusów tworzyć faktury detaliczne?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy faktura detaliczna ma być tworzona bo wszystkich zamówień lub tylko do zamówień o wybranym statusie.

PAMIĘTAJ

Statusy, które podane są w mapowaniu muszą być wpisane też w punkcie 7 scenariusza.

14. W momencie kiedy klient zaznaczył, że chcę fakturę a nie podał nipu stwórz paragon imienny

Funkcjonalność ta pozwoli wybrać, czy w przypadku gdy Klient oznacza, że chce fakturę, a nie poda NIPu to integracja ma utworzyć paragon imienny.

Dostępne opcje:

a) Nie

b) Tak, dla wszystkich zamówień

c) Tak, dla zamówień o statusie

15. Czy chcesz przepisywać prefix z ZK na dokument końcowy?

Funkcjonalność ta pozwala na przepisywanie prefiksów dokumentu z ZK na dokument generowany tą integracją.

Dostępne opcje:

a) Nie

Integracja nie będzie przenosić prefiksu między dokumentami.

b) Tak

Integracja przeniesie prefiks z dokumentu ZK na wygenerowany dokument.

16. Czy chcesz przenosić kategorię dokumentu z ZK na generowany dokument?

Funkcjonalność ta pozwala na przepisywanie kategorii dokumentu z ZK na dokument generowany tą integracją.

Dostępne opcje:

a) Nie

Integracja nie będzie przenosić kategorii między dokumentami.

b) Tak

Integracja przeniesie kategorii z dokumentu ZK na wygenerowany dokument.

Dodatkowo przenoś kategorię na dokument WZ

17. Jaki status dokumentu ustawiać w Subiekt nexo PRO?

Funkcjonalność ta pozwala na ustawienie odpowiedniego statusu zamówień zapisywanych w Subiekt nexo PRO.

Dostępne opcje:

a) Domyślny (W - Wydany towar i wykonane usługi)

Integracja nada zapisywanemu zamówieniu status W - Wydany towar i wykonane usługi w Subiekt nexo PRO.

b) O - Odłożone wydanie towaru i wykonanie usług

Integracja nada zapisywanemu zamówieniu status O - Odłożone wydanie towaru i wykonanie usług w Subiekt nexo PRO.

c) B - Blokada wydania magazynowego (w przypadku tworzenia WZ zostanie ustawiony status U - Unieważnione)

Integracja nada zapisywanemu zamówieniu status B - Blokada wydania magazynowego w Subiekt nexo PRO.

d) Zgodnie z tabelą

Integracja dla konkretnego statusu Apilo wybranego w polu Status w Apilo wybierze konkretny status dokumentu wybrany w polu Status dokumentu w Subiekt nexo PRO

18. Jaką datę ustawić jako datę wystawienia dokumentu?

Funkcjonalność pozwala wybrać datę utworzenia dokumentu w Subiekt nexo PRO.

Dostępne opcje:

a) Data zapisu dokumentu (aktualna data, domyślnie)

Integracja utworzy dokument w Subiekt nexo PRO zgodnie z aktualną datą.

b) Data stworzenia ZK z którego tworzy się dokument

Integracja utworzy dokument z datą utworzenia ZK w Subiekt nexo PRO.

19. Jaką datę ustawić jako datę sprzedaży dokumentu?

Funkcjonalność pozwala wybrać datę utworzenia dokumentu w Subiekt nexo PRO.

Dostępne opcje:

a) Data zapisu dokumentu (aktualna data, domyślnie)

Integracja ustawi datę sprzedaży w Subiekt nexo PRO zgodnie z aktualną datą.

b) Data stworzenia ZK z którego tworzy się dokument

Integracja ustawi datę sprzedaży zgodną z datą utworzenia ZK w Subiekt nexo PRO.

c) Data płatności zamówienia w Apilo (w przypadku transportu za pobraniem na zamówieniu w Apilo lub braku płatności ustawi się aktualna data)

Integracja ustawi datę sprzedaży zgodną z datą płatności zamówienia w Apilo.

20. Mapowanie wydruków wygenerowanych dokumentów

Funkcjonalność pozwala na automatyczny wydruk generowanych dokumentów.

Dostępne opcje:

a) Nie drukuj dokumentów

Integracja nie wywoła drukowania i/lub fiskalizacji dokumentów sprzedaży w momencie generowania.

b) Drukuj zgodnie z mapowaniem

Integracja podczas generowania dokumentów wywoła drukowanie i/lub fiskalizację dokumentów.

Mapowanie:

Warunek główny

Ta opcja określa pierwszy warunek w mapowaniu dokumentów do wydruku. Obecnie dostępna jest jedynie opcja Typ dokumentu.

Wartość warunku głównego

Ta opcja pozwala wybrać jaki dokument ma być drukowany/fiskalizowany. Możliwe jest drukowanie/fiskalizowanie: Paragonów, Paragonów imiennych, Faktur sprzedaży oraz Faktur sprzedaży detalicznych. Możliwa jest fiskalizacja faktury VAT/faktury detalicznej, jeśli drukarka fiskalna na to pozwala.

Typ wydruku

Ta opcja pozwala określić jaki rodzaj wydruku ma być wykonany podczas procesowania dokumentu.

Nazwa drukarki

W przypadku drukarki przeznaczonej do standardowego drukowania podajemy nazwę drukarki widoczną w panelu sterowania systemu Windows w zakładce “Drukarki i skanery”. Drukarka podłączona sieciowo musi również być widoczna w tym panelu.

Nazwa wzorca wydruku

Podajemy nazwę wzorca wydruku z Subiekt nexo PRO (tylko w przypadku drukowania).

Warunek dodatkowy

Nie obsługuj
Status zamówienia

Wybieramy status z którego ma się generować dokument końcowy wraz z wydrukiem lub fiskalizacją.

Źródło zamówienia
Źródło zamówienia można wyciągnąć przy użyciu API Apilo.

Wartość warunku dodatkowego

Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.

Czy użyć domyślnej drukarki?

Wybieramy czy wskazana drukarka jest drukarką domyślną (tylko w przypadku drukowania).

Ilość kopii

Ilość kopii podczas drukowania dokumentów (tylko w przypadku drukowania).