Dodawanie faktur PDF z Subiekt nexo PRO do zamówienia w Apilo
Kod wtyczki: NXO_CAI_COM_INV_ERB_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v156.0
Co powinieneś wiedzieć na początku ?
Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych o produktach między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt nexo PRO i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań.
Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Insert Subiekt nexo PRO oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie Apilo. Dzięki tej wtyczki, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym, a dodatkowo klient końcowy może automatycznie zostać powiadomiony, kiedy zostanie wystawiona faktura bądź paragon do jego zamówienia.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w Apilo.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z pukntu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z Apilo
Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.
UWAGA
Aby pobrać wymagane dane należy utworzyć nową aplikację REST API w systemie Apilo (ERPBox) w zakładce Administracja > Klucze API Apilo . W zakładce API Apilo możemy sprawdzić także datę ważności tokenów.
Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?
6. Połączenie z Subiekt nexo PRO
Dane do logowania do Subiekt nexo PRO można wpisac w integratorze, który pobieramy po zakończeniu konfiguracji scenariusza.
PAMIĘTAJ
Integrator wystarczy pobrać tylko jeden raz - przy pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby pobierania go ponownie przy dodawaniu kolejnych wtyczek lub przy wprowadzaniu zmian w scenariuszu.
7. Dla zamówień z którego statusu chcesz przesyłać fakturę PDF
Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach integracja ma działać
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusu w Apilo i podejmie próbę wgrania PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które się w nich znajdują.
b) O statusie
Integracją sprawdza i wgrywa PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które znajdują się wyłącznie we wskazanym statusie. W tej opcji można podać kilka wybranych nazw statusów.
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzac zamówienia.
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których zostanie przypisana faktura PDF?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w Apilo po wgraniu do niego faktury PDF.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po wgraniu dokumentu sprzedaży do zamówienia w systemie Apilo, nie zmieni jego statusu
b) Ustaw status
Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie Apilo, zmieni jego status na podany w konfiguracji.
9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błedu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji
10. Jakie dokumenty z Subiekt nexo PRO mają być przesyłane?
Opcja pozwala Ci na wybranie jaki dokument z programu Subiekt nexo PRO zostanie dołączony do faktury wystawionej przez program Apilo.
Dostępne opcje:
- a) Zamówienia Klientów (ZK)
- b) Paragony oraz faktury VAT
- c) Paragony
- d) Faktury VAT
- e) Faktury Detaliczne
- f) Korekta faktury sprzedaży
- g) Zwrot/korekta paragonu
- h) Zwrot/korekta paragonu imiennego
- i) Zgodnie z Tabelą
Mapowanie:
Status w Apilo
Wybieramy dla jakiego statusu będzie wykonywany konkretny typ dokumentu
Typ dokumentu w Subiekt nexo PRO
Wybieramy jaki typ dokumentu ma być wykonany dla wcześniej wybranego statusu
11. Jakie wzorce wydruku chcesz wykorzystać?
Opcja ta pozwala Ci na wybranie wzorców wydruków zdefiniowanych w Subiekt nexo PRO
Dostępne opcje:
a) Wykorzystuj domyślne wzorce wydruków
Wybranie opcji spowoduje, że do wskazanych dokumentów w punkcie 10 zostaną wykorzystane wzorce wydruku oznaczone w programie Subiekt nexo PRO w następujący sposób:
UWAGA
Wzorce wydruku znajdziesz w “Lista modułów” > “Wzorce wydruków”
b) Wykorzystaj wzorce wydruku zgodnie z mapowaniem
Opcja pozwala Ci użyć wybranego wzorca wydruku dla dokumentu.Skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”. Następnie dla każdej z kolumn, wybierz z dostępnych możliwości lub wpisz:
Dostępne opcje:
a) Klucz mapowania według którego chcesz drukować:
b) Wartość klucza
Uzupełnij pole o wartość, która uruchomi akcję wgrania dokumentu do Apilo.
UWAGA
Jeśli dodasz dwa warunki, które opierają się na dwóch osobnych statusach pamiętaj aby zdefiniować je w punkcie 6.
c) Symbol dokumentu
Symbol, do którego wcześniej wskazaliśmy nazwę wzorca
- Faktura sprzedaży
- Faktura Detaliczna
- Paragon
- Paragon Imienny
- Zamówienia Klientów
- Korekta faktury sprzedaży
- Zwrot/korekta paragonu
- Zwrot/korekta paragonu imiennego
d) Nazwa wzorca wydruku
Uzupełnij pole nazwą wzorca zdefiniowanego w Subiekt nexo PRO,
UWAGA
Nazwy wzorców wydruków zlokalizujesz w “konfiguracja” > “Wzorce wydruku”
12. Zapisuj pliki pdf w tym miejscu zamiast katalogu domyślnego
Opcja pozwala Ci zapisać wysyłane przez wtyczkę pliki PDF w zdefiniowanej lokalizacji. Aby to zrobić uzupełnij pole Podaj ścieżkę.
Dodatkowo dostępny jest checkbox “Po wysłaniu chcę usunąć dokument PDF z dysku”,, po jego zaznaczeniu, faktury PDF nie będą zapisywane lokalnie na dysku komputera.