Masowe generowanie FS/PAi z ZK w Comarch ERP Optima na zmianę statusu zamówienia w Apilo
Kod wtyczki: ERB_CAI_COM_GDC_OPT_100
Użyta wersja wtyczki: VER_PRERTM_v156.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Comarch ERP Optima na bazie istniejącego już w tym systemie rezerwacje odbiorcy (RO). Proces generowania dokumentów bazuje na zmianach statusów w systemie źródłowym (e-Commerce) Apilo.
Wtyczka umożliwia Ci drukowanie oraz fiskalizcję tworzonych dokumentów całkowicie automatyzując proces wystawiania dokumentów sprzedaży. Integracja przetwarza ZK, w których numerze oryginału znajduje sie prefix B_numerzamówienia, który nadawany jest przez przez wtyczkę “Przesyłanie zamówień z Apilo do Comarch ERP Optima lub może być tam umieszczony ręcznie. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w Apilo.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z Apilo
Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.
UWAGA
Aby pobrać wymagane dane należy utworzyć nową aplikację REST API w systemie Apilo w zakładce Administracja > Klucze API Apilo . W zakładce API Apilo możemy sprawdzić także datę ważności tokenów.
Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?
6. Posiadam następujące moduły Optima (wymagany jest co najmiej jeden moduł Handel i jeden Kasa/Bank)
W punkcie siódmym należy zaznaczyć posiadane moduły w Comarch ERP Optima. Poprawne podanie dostępnych modułów jest niezbędne do poprawnego połączenia do Optimy w celu realizacji procesu. Integracja do prawidłowego działania wymaga jednego modułu Handel oraz jednego modułu Kasa/Bank.
PAMIĘTAJ
Poprawne podanie dostępnych modułów jest niezbędne do poprawnego połączenia do Optimy w celu realizacji procesu. Podanie niepoprawnych modułów będzie skutkować wyświetlaniem błędów informujących, że Comarch ERP Optima działa w trybie tylko do odczytu.
PAMIĘTAJ
Do pracy integracji niezbędny jest minimum jeden moduł “Handel” i jeden “Kasa/Bank”. W przypadku ich braku integracja nie zadziała.
7. Dla zamówień z którego statusu chcesz generować dokument końcowy?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, na których statusach zamówień integracja ma pracować.
UWAGA
Numer zamówienia w Apilo musi być podany jako numer oryginału na zamówieniu w Comarch ERP Optima z prefiksem B_
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusy zamówień w Apilo i przetworzy te zamówienia, których nie odnajdzie w Comarch ERP Optima (integracja sprawdza, czy zamówienie było już przetworzone na podstawie numeru oryginału dokumentu B_NumerZamówienia)
b) O statusie
Integracja sprawdzi tylko zamówienia, o statusach o określonych ID w tym punkcie. Możliwe jest podanie kilku statusów wpisując je ręcznie po przecinku. Integracja tworząc dokument w Comarch ERP Optima wpisze w numer oryginału wartość B_NumerZamówienia.
PODPOWIEDŹ
Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzać zamówienia.
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których zostanie wystawiony dokument?
Dostępne opcje:
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w Apilo po utworzeniu dokumentu w Comarch ERP Optima.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego nie zmieni statusu zamówienia na Apilo .
b) Ustaw status
Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego zmieni jego status na podany w konfiguracji.
PODPOWIEDŹ
Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.
9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których nie zostanie wystawiony dokument z powodu błędu?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji. Status ten traktowany jest jako ogólny status błędu i niekoniecznie świadczy o braku towaru.
PODPOWIEDŹ
Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.
10. Jakie dokumenty w Optima mają być tworzone?
Funkcjonalność ta pozwala zadecydować jakie dokumenty będą tworzone w Comarch ERP Optima podczas procesowania zamówień.
Dostępne opcje:
a) Paragony
Integracja utworzy zawsze zwykły paragon niezależnie od tego, co widnieje w Apilo.
b) Faktury VAT
Integracja utworzy zawsze fakturę VAT niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Comarch ERP Optima, aby tworzyć faktury VAT bez NIP.
c) Paragony lub faktury VAT na żądanie klienta (klient zaznaczył, że chce fakturę)
Integracja utworzy paragon imienny lub fakturę VAT zależnie od tego, co zaznaczył klient na zamówieniu w Apilo. Przy zaznaczonym “Klient chce fakturę” integracja utworzy fakturę VAT przy procesowaniu.
d) Zgodnie z Tabelą
Pozwala na utworzenie mapowania tak, aby tworzyć dany rodzaj dokumentu z danego statusu np.
Status A -> Paragony imienne
Status B -> Paragony zwykłe
Status C -> Faktury VAT
UWAGA
Uwaga! W przypadku zamówień w Optima z ustawioną transakcją inną niż 'Sprzedaż krajowa' (S) wymuszony zostanie typ tworzonego dokumentu: 'Faktura VAT'. W przypadku, gdy nie mają być wymuszane transakcje VAT, należy zaznaczyć checkbox niżej.
PAMIĘTAJ
Statusy, które podane są w mapowaniu muszą być wpisane też w punkcie 7 scenariusza.
Dostępne opcje:
a) RO
Integracja stworzy dokument końcowy z RO.
b) WZ
Integracja stworzy dokument końcowy z WZ.
-
Podczas realizowania dokumentów chcesz stworzyć również dokument WZ?
Integracja podczas realizacji dokumentów końcowych stworzy WZ.
a) Nie
Integracja nie utworzy WZ dla dokumentu końcowego.
b) Tak
Integracja do dokumentu końcowego stworzy WZ.
-
Podczas realizowania dokumentów chcesz zatwierdzać dokument źródłowy w buforze?
a) Nie
Integracja podczas tworzenia dokumentu końcowego nie zatwierdzi RO lub WZ.
PAMIĘTAJ
Podczas wyboru opcji NIE RO lub WZ musi zostać wyciągnięte z buforu.
b) Tak
Integracja podczas tworzenia dokumentu końcowego zatwierdzi RO lub WZ.
-
Czy chcesz zatwierdzać dokument końcowy?
Integracja podczas tworzenia dokumentu końcowego może wyciągnąć dokument końcowy z buforu.
a) Nie
Integracja podczas tworzenia dokumentu wyciągnie go z buforu.
b) Tak
Integracja podczas tworzenia dokumentu końcowego pozostawi go w buforze.
-
Jeżeli klient wybrał, że „chce fakturę”, ale nie podał nipu, stwórz Paragon a do niego Fakturę?
Integracja stworzy paragon w przypadku gdy klient nie podał NIP ale zaznaczył że „chce fakturę”.
a) Nie
Integracja utworzy fakturę.
b) Tak
Integracja utworzy paragon a do niego fakturę.
11. Mapowanie serii tworzonych dokumentów
Opcja pozwala Ci stworzyć dokument z odpowiednią serią w Comarch ERP Optima. Najpierw wybierz z listy “Jakiego pola z zamówienia chcesz użyć do mapowania?”
Mapowanie:
PODPOWIEDŹ
Tworzenie nowych statusów oraz informacja o ich ID znajdują się w Administracja, a następnie Statusy zamówień.
PODPOWIEDŹ
Symbole można znaleźć w konfiguracji Optima: Konfiguracja -> Firma -> Definicje dokumentów -> Handel -> *wybrany dokument*.
- Mapowanie serii ustal na podstawie poniższej tabeli
Integracja dopisuje odpowiednio zmapowane serie dokumentów do symbolu w Comarch ERP Optima na podstawie użytego wyżej mapowania.
PODPOWIEDŹ
Serie można znaleźć w konfiguracji Optima: Konfiguracja -> Firma -> Definicje dokumentów -> Handel -> Serie dokumentów.
12. Mapowanie wydruków wygenerowanych dokumentów
Funkcjonalność pozwala na automatyczny wydruk generowanych dokumentów.
Dostępne opcje:
a) Nie drukuj dokumentów
Integracja nie wywoła drukowania i/lub fiskalizacji dokumentów sprzedaży w momencie generowania.
b) Drukuj zgodnie z mapowaniem
Integracja podczas generowania dokumentów wywoła drukowanie i/lub fiskalizację dokumentów.
Mapowanie:
Warunek główny
Ta opcja określa pierwszy warunek w mapowaniu dokumentów do wydruku. Obecnie dostępna jest jedynie opcja Typ dokumentu.
Wartość warunku głównego
Ta opcja pozwala wybrać jaki dokument ma być drukowany/fiskalizowany. Możliwe jest drukowanie/fiskalizowanie: Paragonów, Faktur sprzedaży oraz WZ. Możliwa jest fiskalizacja faktury VAT, jeśli drukarka fiskalna na to pozwala.
Typ wydruku
Ta opcja pozwala określić jaki rodzaj wydruku ma być wykonany podczas procesowania dokumentu.
Nazwa drukarki
W przypadku drukarki przeznaczonej do standardowego drukowania podajemy nazwę drukarki widoczną w panelu sterowania systemu Windows w zakładce “Drukarki i skanery”. Drukarka podłączona sieciowo musi również być widoczna w tym panelu.
Identyfikator wydruku:
Podajemy identyfikator wzorca wydruku z Comarch ERP Optima (tylko w przypadku drukowania).
PODPOWIEDŹ
Wchodzimy w zakładkę Faktury następnie otwieramy przykładową fakturę, po lewej stronie znajduje się opcja Wydruk danych wyświetli się pasek z opcjami przechodzimy do Konfiguracja wydruków a następnie szukamy odpowiedniego wzoru, po kliknięciu na odpowiedni wzorzec wyświetli nam się okienko Edycja wydruku przechodzimy do drugiej zakładki Definicja i na dole okienka wyświetla nam się ID wydruku
Wzorzec standardowy:
Należy określić, czy wzorzec jest sandardowy, czy nie.
Warunek dodatkowy
- Nie obsługuj
- Status zamówienia
Wybieramy status z którego ma się generować dokument końcowy wraz z wydrukiem lub fiskalizacją.
Wartość warunku dodatkowego
Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.
Ilość kopii
Ilość kopii podczas drukowania dokumentów (tylko w przypadku drukowania).
13. Czy chcesz przypisać dodatkowe oznaczenia JPK VAT do dokumentu w Comarch ERP Optima?
Funkcjonalność ta pozwala na przypisanie dodatkowych oznaczeń dla Jednolitych plików kontrolnych VAT.
Dostępne opcje:
a) Nie przypisuj
Integracja nie będzie przypisywać dodatkowych oznaczeń podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
b) Zgodnie z mapowaniem
Integracja będzie przypisywać dodatkowe oznaczenia podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
Mapowanie:
Pole w Apilo
- Kod kraju (dane do faktury)
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2.
- Kod kraju (dane do dostawy)
Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2.
- Symbol Waluty
Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w Apilo.
- Nazwa statusu zamówienia
Wartość pola w Apilo
Wpisujemy tutaj wartość zależnie od wybranego klucza mapowania w poprzednim punkcie mapowania.
Oznaczenia JPK VAT
Dostępne oznaczenia można wybrać z listy w mapowaniu.
14. Czy chcesz ustawiać płatnika w zależności od metody płatności?
Dostępne opcje:
a) Nie obsługuj
Integracja nie przypisze odpowiedniej metody płatności do kontrahenta w Comarch ERP Optima.
b) Ustaw płatnika w zależności od metody płatności zgodnie z mapowaniem
Opcja Ustaw płatnika w zależności od metody płatności zgodnie z mapowaniem pozwala Ci nadanie symbolu kontrahenta w zależności od zmapowanej metody płatności. Skonfigurujesz mapowanie scenariusza uzupełniając pole z kolumny “Nazwa metody płatności w Apilo” i odpowiadające mu pole w kolumnie “Symbol kontrahenta w Comarch ERP Optima.”
15. Jaką datę ustawić jako datę wystawienia dokumentu?
Dostępne opcje:
a) Data utworzenia dokumentu w Comarch ERP Optima (aktualna data)
Integracja utworzy dokument w Comarch ERP Optima zgodnie z aktualną datą w Windows.
b) Data złożenia zamówienia w Apilo
Integracja utworzy dokument z datą złożenia zamówienia w Apilo.
16. Czy przenosić płatnika z dokumentu RO?
Dostępne opcje:
a) Nie, przenieś metodę płatności z kartoteki kontrahenta
Integracja nie przeniesie płatnika z dokumentu RO.
b) Tak
Integracja przeniesie płatnika z dokumentu RO i doda na dokument końcowy.
17. Czy chcesz przenosić pola z Apilo do atrybutów w Comarch ERP Optima? (opcjonalnie)
Dostępne opcje:
a) Nie
Integracja nie przeniesie płatnika z dokumentu RO.
b) Zgodnie z poniższym mapowaniem
W mapowaniu należy wybrać jakie pole z Apilo należy przenieść do Atrybutu.
Pole w Apilo
- Zew. numer zamówienia
- Kod kraju (dane do faktury)
- Kod kraju (dane do dostawy)
- Symbol waluty
- Identyfikator statusu zamówienia
Kod atrybutu w Comarch ERP Optima
UWAGA
Integracja generująca dokumenty w Comarch Optima domyślnie zawsze przepisuje wartości atrybutów z dokumentu źródłowego na dokument końcowy (np. z RO na FS), nawet bez ustawienia mapowania powyżej.