Dodawanie faktur PDF z Comarch ERP Optima do zamówienia w Apilo
Kod wtyczki: OPT_CAI_COM_INV_ERB_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v156.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych między programem systemu źródłowego (ERP) Comarch ERP Optima i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań.
Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Comarch ERP Optima oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie Apilo. Dzięki tej wtyczce, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w Apilo.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji</b
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z pukntu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od
Funkcjonalność ta pozwala również na:
a) Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
b) Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
c) Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
a) Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z Apilo
Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.
UWAGA
Aby pobrać wymagane dane należy utworzyć nową aplikację REST API w systemie Apilo (ERPBox) w zakładce Administracja > Klucze API Apilo . W zakładce API Apilo możemy sprawdzić także datę ważności tokenów.
Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?
6. Posiadam następujące moduły Comarch ERP Optima (wymagany jest co najmniej jeden moduł Handel i jeden Kasa/Bank)
W punkcie siódmym należy zaznaczyć posiadane moduły w Comarch ERP Optima. Poprawne podanie dostępnych modułów jest niezbędne do poprawnego połączenia do Optimy w celu realizacji procesu. Integracja do prawidłowego działania wymaga jednego modułu Handel oraz jednego modułu Kasa/Bank.
PAMIĘTAJ
Poprawne podanie dostępnych modułów jest niezbędne do poprawnego połączenia do Optimy w celu realizacji procesu. Podanie niepoprawnych modułów będzie skutkować wyświetlaniem błędów informujących, że Comarch ERP Optima działa w trybie tylko do odczytu.
PAMIĘTAJ
Do pracy integracji niezbędny jest minimum jeden moduł “Handel” i jeden “Kasa/Bank”. W przypadku ich braku integracja nie zadziała.
7. Dla zamówień z którego statusu chcesz przesyłać fakturę PDF?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach (ID) integracja ma działać.
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusy w Apilo i podejmie próbę wgrania PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które się w nich znajdują.
b) O statusie
Integracją sprawdza i wgrywa PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które znajdują się wyłącznie we wskazanym statusie. W tej opcji można podać kilka wybranych statusów.
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzać zamówienia.
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których zostanie przypisana faktura PDF?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status (ID) zamówienia w Apilo po wgraniu do niego faktury PDF.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po wgraniu dokumentu sprzedaży do zamówienia w systemie Apilo, nie zmieni jego statusu.
b) Ustaw status
Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie Apilo, zmieni jego status na podany w konfiguracji.
9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu (ID).
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji.
10. Jakie wzorce wydruku chcesz wykorzystać?
Opcja pozwala Ci na wybranie jaki dokument z programu Comarch ERP Optima zostanie dołączony do faktury wystawionej przez program Apilo.
Dostępne opcje:
a) Klucz mapowania
Tutaj wybieramy klucz, za pomocą którego integracja będzie przypisywać dany konkretny wzorzec wydruku do konkretnego dokumentu.
b) Wartość klucza mapowania
Tutaj wpisujemy wartość w zależności od wcześniej wybranej opcji. W przypadku wybrania Brak warunku wpisujemy gwiazdkę (*), dla identyfikatora statusu wpisujemy ID statusu z Apilo.
c) Identyfikator wzorca wydruku
d) Standardowy wzorzec
Tutaj wybieramy jaki typ wzorca został przez nas wybrany.
e) Typ wzorca
Do wyboru mamy Crystal, Clarion, XML, GenRap.
f) Symbol dokumentu
W zależności od wybranego typu dokumentu może to być np. PA lub FA.
UWAGA
Informujemy, że ze względu na złożoność wydruków w formacie GenRap - nie wszystkie wydruki mogą działać poprawnie. W celach weryfikacji czy Państwa niestandardowy wydruk może zostać wykorzystany prosimy o kontakt z naszym działem supportu.
PODPOWIEDŹ
Jak znaleźć numer ID wydruku w Comarch ERP Optima
Aby odnaleźć numer ID wydruku w Comarch ERP Optima należy wejść w dowolny dokument sprzedaży (faktura lub paragon), następnie w lewym górnym rogu z menu rozwijanego “podgląd wydruku” wybrać “Konfiguracja wydruków”.
Następnie z listy należy wybrać używany wzór dokumentu, przykładowo wzór standardowy dla faktury VAT:
Po wejściu w edycję wydruku, ostatnim krokiem jest wejście w zakładkę “Definicja”, ID wydruku znajduje się w lewym dolnym rogu strony.
11. W momencie kiedy do paragonu została wystawiona faktura detaliczna wysyłaj jej plik PDF
Jeżeli wcześniej wybrałeś wysyłanie również korekt faktur, to konieczne jest zaznaczenie pozycji Tak w tym punkcie.
Dostępne opcje:
a) Nie
Nie wyśle się faktura detaliczna mimo, że może być utworzona w ERP.
b) Tak
Zostanie dołączona faktura detaliczna do paragonu, jeżeli została również utworzona.
12. Zapisuj pliki pdf w tym miejscu zamiast katalogu domyślnego
Opcja umożliwia wskazanie ścieżki zapisu plików .pdf na dysku twardym domyślnie przy nie wpisaniu wartości jest to katalog %appdata% na dysku C:
Wpisz ścieżkę do folderu
Np:. C:\Users\Admin\Desktop\pdf
PODPOWIEDŹ
Katalog musi zostać stworzony na komputerze, gdzie jest zainstalowany endpoint, wskazany musi być folder, nie zalecamy zapisywania dokumentów bezpośrednio na dysk. Dzięki temu pliki zostaną zapisane w konkretnym folderze na naszym komputerze, a nie w katalogu domyślnym w C:\Users\Admin\AppData\Local\Temp
PODPOWIEDŹ
Checkbox Po wysłaniu chcę usunąć dokument PDF z dysku - po jego zaznaczeniu, faktury PDF nie będą zapisywane lokalnie na dysku komputera.
13. Czy chcesz przesyłać tylko potwierdzone dokumenty?
Dostępne opcje:
a) Nie
Jeśli wybierzemy opcję “Nie” to wyślemy wszystkie dokumenty.
b) Tak
Jeśli wybierzemy opcję “Tak” to wyślemy wyłącznie potwierdzone dokumenty.
14. Chcę również przesyłać (lub nadpisywać) dokumenty faktur korygujących do zamówień znajdujących się w statusie
Opcja pozwala Ci przesłać dokumenty faktur korygujących do zamówień w programie Apilo dla określonego statusu.
Jeśli chcesz to zrobić, zaznacz “Podaj ID statusu” i wypełnij pole “Podaj ID statusu”. Możesz wpisać więcej niż jeden identyfikator wybranych statusów oddzielając je przecinkami. Wtyczka będzie nadpisywać starsze faktury korygujące nowszymi.
15. Gdy korekta/zwrot zostanie poprawnie przesłana
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.
b) Podaj ID statusu
Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie Apilo, zmieni jego status na podany w konfiguracji.
16. W przypadku błędu, gdy korekta/zwrot nie zostanie przesłana
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.
b) Podaj ID statusu
Integracja zmieni status zamówienia przy przesłaniu korekty, na wskazany: