Masowe generowanie FS/PAi z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w Apilo

Kod wtyczki: ERB_CAI_COM_GDC_SGT_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v156.0

Co powinieneś wiedzieć na początku?

Wtyczka pozwala Ci na wygenerowanie dokumentów sprzedaży w systemie docelowym (ERP) Subiekt GT na bazie istniejącego już w tym systemie zamówienia od klienta (ZK). Proces generowania dokumentów bazuje na zmianach statusów w systemie źródłowym (e-Commerce) Apilo. Wtyczka umożliwia Ci drukowanie oraz fiskalizcję tworzonych dokumentów całkowicie automatyzując proces wystawiania dokumentów sprzedaży. Integracja przetwarza ZK, w których numerze oryginału znajduje sie prefix B_numerzamówienia, który nadawny jest przez przez wtyczkę “Przesyłanie zamówień z Apilo do Subiekt GT” lub może być tam umieszczony ręcznie. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań

---

Scenariusz konfiguracyjny

1. Kilka informacji na start.

• Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
• Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
• Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.

---

2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

---

3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.

Dostępne opcje:

a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji

Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.

b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:

Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

---

4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?

Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:

Dostępne opcje:

a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie

Funkcjonalność ta pozwala również na:

• Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
• Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
• Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.

b) Nie, tylko uruchom ręcznie

Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.

---

5. Połączenie z Subiekt GT

Dane do logowania do Subiekt GT można wpisać w integratorze, który pobieramy po zakończeniu konfiguracji scenariusza.

---

6. Połączenie z Apilo

Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.

Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?

---

7. Zamówienia z jakim statusem chcesz przetwarzać do dokumentów sprzedażowych:

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, na których statusach zamówień integracja ma pracować.

Dostępne opcje:

a) Wszystkie

Integracja sprawdzi wszystkie statusy zamówień w Apilo i przetworzy te zamówienia, których nie odnajdzie w Subiekt GT (integracja sprawdza, czy zamówienie było już przetworzone na podstawie numeru oryginału dokumentu B_NumerZamówienia)

b) O statusie

Integracja sprawdzi tylko określone w tym punkcie statusy podczas przetwarzania zamówień. Możliwe jest podanie kilku statusów wpisując je ręcznie po przecinku. Integracja tworząc dokument w Subiekt GT wpisze w numer oryginału wartość B_NumerZamówienia.

---

8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, poprawnie wygenerowanym w Subiekt GT?:

Dostępne opcje:

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w Apilo po utworzeniu dokumentu w Subiekt GT.

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego nie zmieni statusu zamówienia na Apilo.

b) Ustaw status

Integracja po przetworzeniu zamówienia do dokumentu końcowego zmieni jego status na podany w konfiguracji.

---

9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo które nie mogą być wygenerowane w Subiekt GT np. nie odnaleziono powiązanego towaru?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.

Dostępne opcje:

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.

b) Ustaw status

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji. Status ten traktowany jest jako ogólny status błędu i niekoniecznie świadczy o braku towaru.

---

10. Jakie dokumenty w Subiekt GT mają być tworzone?

Funkcjonalność ta pozwala zadecydować jakie dokumenty będą tworzone w Subiekt GT podczas procesowania zamówień.

Dostępne opcje:

a) Paragony lub faktury VAT na żądanie klienta (klient zaznaczył, że chce fakturę)

Integracja utworzy paragon imienny lub fakturę VAT zależnie od tego, co zaznaczył klient na zamówieniu w Apilo. Przy zaznaczonym “Klient chce fakturę” integracja utworzy fakturę VAT przy procesowaniu.

b) Zawsze paragony zwykłe

Integracja utworzy zawsze zwykły paragon detaliczny bez danych kontrahenta niezależnie od tego, co widnieje w Apilo.

c) Zawsze faktury VAT

Integracja utworzy zawsze fakturę VAT niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt GT, aby tworzyć faktury VAT bez NIP.

d) Zawsze faktury zaliczkowe

Integracja utworzy zawsze fakture zaliczkową niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt GT, aby tworzyć faktury zaliczkowe bez NIP.

e) Zawsze faktury zaliczkowe końcowe

Integracja utworzy zawsze fakturę zaliczkową końcową niezależnie od opcji zaznaczonej w Apilo. Wymaga ona wyłączonej weryfikacji NIP w Subiekt GT, aby tworzyć faktury zaliczkowe końcowe bez NIP.

f) Wydanie zewnętrzne

Integracja utworzy wydanie zewnętrzne bez tworzenia dokumentu sprzedaży.

g) Zgodnie z Tabelą

Pozwala na utworzenie mapowania tak, aby tworzyć dany rodzaj dokumentu z danego statusu np. Status A -> Paragony imienne
Status B -> Paragony zwykłe
Status C -> Faktury VAT

Przy tworzeniu paragonów imiennych stwórz dodatkowo dokument Faktura Detaliczna?

Funkcjonalność ta pozwala dodatkowo tworzyć faktury detaliczne przy tworzeniu paragonów imiennych.

Dostępne opcje:

a) Nie

Domyślne działanie integracji, tworzone będą tylko paragony imienne.

b) Tak

Integracja będzie tworzyć faktury detaliczne podpięte pod utworzony paragon imienny.

---

11. Przypisz dodatkowe oznaczenia JPK VAT dla dokumentu

Funkcjonalność ta pozwala na przypisanie dodatkowych oznaczeń dla Jednolitych plików kontrolnych VAT.

Dostępne opcje:

a) Nie przypisuj oznaczen JPK VAT

Integracja nie będzie przypisywać dodatkowych oznaczeń podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.

b) Przypisuj oznaczenia JPK VAT zgodnie z mapowaniem

Integracja będzie przypisywać dodatkowe oznaczenia podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.

Mapowanie:

Pole w Apilo

• Wszystko
• Identyfikator statusu zamówienia

Identyfikator statusu należy wprowadzić zgodnie z ID statusu widocznym w Administracja -> Statusy Zamówień

• Kod kraju faktury
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
• Kod kraju dostawy
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
• Waluta Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w Apilo.

Wartość pola w Apilo

Wpisujemy tutaj wartość zależnie od wybranego klucza mapowania w poprzednim punkcie mapowania.

Oznaczenia JPK VAT

Dostępne oznaczenia można wybrac z listy w mapowaniu.

• SW - Sprzedaż wysyłkowa poza terytorium kraju
• EE - Usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne
• TP - Transakcje między podmiotami powiązanymi
• TT_WNT - Transakcja trójstronna w procedurze uproszczonej - WNT
• TT_D - Transakcja trójstronna w procedurze uproszczonej - dostawa
• MR_T - Marża - usługi turystyki
• MR_UZ - Towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki
• I_42 - Import towarów w procedurze celnej 42
• I_63 - Import towarów w procedurze celnej 63
• B_SPV - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 1 ustawy
• B_SPV_DOSTAWA - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 4 ustawy
• B_MPV_PROWIZJA - Transakcje związane ze stosowaniem bonów - art. 8a ust. 2 ustawy
• MPP - Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności
• WSTO_EE - Sprzedaż towarów na odległość oraz usług telekom. i nadawcze (UE)
• IED - Sprzedaż przez interfejsy elektroniczne

---

12. W momencie kiedy klient zaznaczył, że chcę fakturę a nie podał nipu stwórz paragon

Funkcjonalność pozwala tworzyć paragony imienne w sytuacji, gdy klient nie podał NIP ale zaznaczyl, że chce fakturę.

Dostępne opcje:

a) Nie

Integracja będzie tworzyć faktury VAT bez NIP.

b) Tak, dla wszystkich zamówień

Integracja będzie tworzyć paragony imienne zamiast faktur VAT, jeśli klient zaznaczył, że chce fakture ale nie podał NIP.

c) Tak, dla zamówień o statusie

Integracja będzie tworzyć paragony imienne zamiast faktur VAT, jeśli klient zaznaczył, że chcę fakture ale nie podał NIP ale tylko dla określonych statusów.

---

13. Co chcesz zrobić z zamówieniem w przypadku braku stanów?

Funkcjonaność ta pozwala wybrać zachowanie integracji w przypadku braku stanu magazynowego w momencie przetwarzania zamówienia.

Dostępne opcje:

a) Stwórzy dokument z wycofanym skutkiem magazynowym

Pozwala tworzyć dokumenty z wycofanym skutkiem magazynowym (bez skutku magazynowego).

b) Stwórz dokument z odłożonym skutkiem magazynowym (wymagany dodatek: niebieski PLUS do Subiekt GT)

Pozwala tworzyć dokumenty z odłożonym skutkiem magazynowym.

c) Nie twórz dokumentu

Pozwala na omijanie zamówień, na których brakuje stanu magazynowego. Zamówienia takie trafią do statusu błedu podanego w punkcie 9.

• Drukuj/fiskalizuj dokumenty nawet jeśli tworza się z wycofanym/odłożonym skutkiem magazynowym

Funkcjonalność ta powiązana jest z punktem 16. i pozwala przy tworzeniu dokumentu z wycofanym lub odłożonym skutkiem magazynowym na automatyczne drukowanie i/lub fiskalizacje takich dokumentów.

---

14. Dokumentom tworzonym w Subiekt GT ustal kategorię

Funkcjonalność ta pozwala stworzyć mapowanie, które ustawi wskazaną kategorię na dokumencie w trakcie procesowania.

Dostępne opcje:

a) Przepisz z dokumentu źródłowego

Utworzony dokument będzie miał kategorię przepisaną z dokumentu źródłowego.

b) Według następującego mapowania

Pole z Apilo

• Nazwa statusu zamówienia Nazwę statusu można sprawdzić bezpośrednio w Apilo. Ścieżka: Administracja -> Statusy zamówień

• Symbol waluty
  Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w BaseLinker.
• Metoda płatności
  Pod uwagę brana jest określona metoda płatności z zamówienia w BaseLinker.
• Metoda transportu Pod uwagę brana jest określona metoda transportu z zamówienia w BaseLinker.
• Kod kraju na podstawie danych do dostawy
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2
• Kod kraju na podstawie danych do faktury
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2

Wartość pola

Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.

Nazwa kategorii z Subiekt GT

Wprowadzamy istniejącą kategorię z Subiekt GT. Możliwe jest też wybranie go z zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.

• Jeśli nie uda się ustalić kategorii na podstawie powyższego mapowania to
  Jeśli mapowanie nie powiedzie się to możliwe jest ustawienie kategorii zapasowej.

Pozostaw domyślną kategorie

Ustawiona zostanie domyślna kategoria dokumentu.

Ustaw na

Można wybrać jedną kategorię zapasową. Możliwe jest też wybranie go z zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.

• Dodatkowo przepisz kategorię na tworzony dokument WZ.

---

15. Licencja SFERA jest WYMAGANA

Ta integracja wymaga aktywnej licencji rozszerzenia “Sfera”, które pozwala na integrowanie systemu Subiekt GT z zewnętrznymi programami.

Status licencji Sfera można z dowolnego ekranu w Subiekt GT. W tym celu klikamy w ikonę.

Sfera posiada również 14 dniowy okres testowy, który można aktywować w dowolnym momencie.

---

16. Mapowanie wydruków wygenerowanych dokumentów

Dostępne opcje:

a) Nie drukuj dokumentów

Integracja nie wywoła drukowania i/lub fiskalizacji dokumentów sprzedaży w momencie generowania.

b) Drukuj zgodnie z mapowaniem

Integracja podczas generowania dokumentów wywoła drukowanie i/lub fiskalizację dokumentów poprzez połączenie z Sfera.

Mapowanie:

Warunek główny

Ta opcja określa pierwszy warunek w mapowaniu dokumentów do wydruku. Obecnie dostępna jest jedynie opcja “Typ dokumentu”.

Wartość warunku głównego

Ta opcja pozwala wybrać jaki dokument ma być drukowany/fiskalizowany. Możliwe jest drukowanie/fiskalizowanie: Paragonów (również imiennych), Faktur VAT oraz Faktur Detalicznych. Jeśli drukarka fiskalna pozwala na to możliwa jest fiskalizacja faktury VAT/faktury detalicznej.

Typ wydruku

Ta opcja pozwala określić jaki rodzaj wydruku ma być wykonany podczas procesowania dokumentu. Dokumenty można fiskalizować, bądź po protstu drukować.

Czy użyć domyślnej drukarki?

Przy wybraniu opcji drukowania w typie wydruku, można ustawić, aby wydruki wychodziły z drukarki domyślnej - ustawionej jako domyślna w panelu sterowania na urządzeniu.

Nazwa drukarki

W przypadku drukarki przeznaczonej do standardowego drukowania podajemy nazwę drukarki widoczną w panelu sterownania systemu Windows w zakładce “Drukarki i skanery”. Drukarka podłączona sieciowo musi również widoczna w tym panelu.

W przypadku drukarki przeznaczonej do fiskalizacji należy podać nazwę widoczną w module Kasiarz GT należącym do pakietu Insert GT. Przy użyciu Kasiarz GT możliwe jest połączenie drukarki zarówno bezpośrednio do komputera z integratorem jak i sieciowo.

SUZ można pobrać w tym miejscu.

Nazwa wzorca wydruku

Ta opcja pozwala na wybranie z jakiego wzroca wydruku integracja ma korzystać podczas drukowania dokumentów. Nazwę wzorca wydruku możemy znaleźć w Subiekt GT. Możliwe jest też wybranie go przy pomocy zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.

Warunek dodatkowy

• Nie obsługuj
• Status zamówienia
• Klient chce fakturę
  Pole klient chce fakturę widoczne jest w panelu zamówienia w Apilo.

Wartość warunku dodatkowego

Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania. W przypadku wybrania w warunku dodatkowym “status zamówienia” należy wprowadzić w tym miejscu ID statusu zamówienia. W przypadku opcji “Klient chce fakturę” można zaznaczyć “tak”, bądź “nie”.

---

17. Dodatkowo przypisuj rachunek bankowy dla dokumentu na podstawie następującego mapowania

Mapowanie:

Pole w Apilo

• Kod kraju nabywcy
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2.
• Kod kraju odbiorcy
  Obsługiwane są kody w formacie ISO alfa-2.
• Symbol waluty
  Pod uwagę brany jest symbol waluty w zamówieniu w BaseLinker.
• Nazwa statusu zamówienia
  Nazwę statusu można sprawdzić bezpośrednio w Apilo. Ścieżka: Administracja -> Statusy zamówień

• Metoda płatności

Wartość pola w Apilo

Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.

Nazwa rachunku w Subiekt GT

Wprowadzamy nazwę rachunku bankowego z Subiekt GT. Można wprowadzić ją ręcznie lub przy użyciu lupki. Rachunki bankowe w Subiekt GT można znaleźć w słownikach.

---

18. Dodatkowo przepisuj pola własne pomiędzy dokumentami

Funkcjonalność ta pozwala przepisywać wartości z pola własnego między dokumentem ZK, a dokumentem wygenerowanym przez tą integrację. Nazwy pól własnych muszą być identyczne i dostępne dla obu rodzajów dokumentu. Pola własne w Subiekt GT można znaleźc w parametrach. Można podać kilka pól po przecinku bez spacji. Możliwe jest również wybranie pola własnego przy pomocy zielonej lupki znajdującej się obok tego pola.

---

19. Czy chcesz przepisywać prefix z ZK na dokument końcowy?

Funkcjonalność ta pozwala na przepisywanie prefiksów dokumentu z ZK na dokument generowany tą integracją.

Dostępne opcje:

a) Nie

Integracja nie będzie przenosić prefiksu między dokumentami.

b) Tak

Integracja przeniesie prefiks z dokumentu ZK na wygenerowany dokument. Do poprawnego działania wymagane jest włączenie rozszerzenia numeru w ustawieniach numeracji w Subiekt GT dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Ustawienia numeracji dostępne sa w parametrach.

---

20. Czy chcesz weryfikować kontrahenta w bazie VIES?

Funkcjonalność ta pozwala na weryfikacje kontrahta w bazie VIES. Dostępne opcje:

a) Nie

Integracja nie będzie weryfikować kontrahta w bazie VIES.

b) Tak

Integracja dokona weryfikacji kontrahta w bazie VIES. W przypadku gdy NIP kontrahenta nie będzie aktywny w systemie VIES, zamówienie zostanie pominięte.

---

21.Jaka ma być data kursu waluty?

Funkcjonalność ta pozwala wybrac jaka ma być data kursu waluty podczas procesowania dokumentów.

Dostępne opcje:

a) Kurs waluty z dnia poprzedzajacego dzien utworzenia dokumentu źródłowego(zamówienie od klienta)

b) Kurs waluty z dnia poprzedającego dzień wygenerowania faktury

---

22. Podczas generowania dokumentu z ZK, nadaj podpis osoby wystawiającej to zamówienie

Funkcjonalność ta pozwala zadecydowac, kto będzie widoczny jako wystawiający dokument sprzedaży.

Dostępne opcje:

a) Osoba domyślna

Ta opcja jako osobę wystawiającą wpiszey operatora którego profil podany jest w integratorze i służy integracji do logowania poprzez rozszerzenie Sfera.

b) Przepisz osobę z ZK

Ta opcja przeniesie osobę wystawiającą z dokument ZK na dokument końcowy.

c) Przypisz osobę w zależności od statusu zamówienia

Mapowanie:

• ID Statusu zamówienia Identyfikator statusu należy wprowadzić zgodnie z ID statusu widocznym w Administracja -> Statusy Zamówień

• Osoba Osobę podpisującą należy wprowadzić z Subiekta. Można również skorzystać z zielonej lupki dostępnej obok tego pola.

---

23. Jaki ma być termin dokumentu?

Ta funkcjonalność pozwala ustawić termin realizacji dokumentu sprzedaży.

Dostępne opcje:

a) Liczony od dnia utworzenia ZK

Termin realizacji dokumentu liczony będzie od dnia utworzenia dokumentu ZK.

b) Liczony od daty wystawienia dokumentu końcowego

Termin realizacji dokumentu liczony będzie od daty wystawienia dokumentu końcowego.

---

24. Przypisuj rodzaje transakcji VAT na podstawie mapowania

Dostępne opcje:

a) Nie przypisuj (ustawienie domyślne)

Wtyczka pominie przypisywanie różnych transakcji VAT.

b) Przypisuj zgodnie z mapowaniem

Integracja nadpisze VAT zgodnie z wartością.

Mapowanie:

Pole w Apilo:

• Numer zamówienia
• Numer zamówienia ze sklepu
• Zew. numer zamówienia
• Źródło zamówienia
• Identyfikator źródła zamówienia
• Informacja o źródle zamówienia
• Identyfikator statusu zamówienia

• Nazwa statusu zamówienia
• Data utworzenia zamówienia
• Data potwierdzenia zamówienia
• Data złożenia zamówienia w statusie
• Login
• Telefon
• Email
• Komentarz klienta
• Komentarz sprzedawcy
• Waluta
• Metoda płatności
• Pobranie/Brak pobrania
• Status płatności
• Data płatności
• Metoda transportu
• Koszt transportu
• Numer listu przewozowego
• Imię i Nazwisko (dostawa)
• Firma (dostawa)
• Adres (dostawa)
• Miejscowość (dostawa)
• Kod pocztowy (dostawa)
• Kraj (dostawa)
• Nazwa punktu odbioru (dostawa)
• Adres punktu odbioru (dostawa)
• Kod pocztowy punktu odbioru (dostawa)
• Miejscowość punktu odbioru (dostawa)
• Imię i nazwisko (faktura)
• Firma (faktura)
• NIP
• Adres (faktura)
• Miejscowość (faktura)
• Kod pocztowy (faktura)
• Kraj (faktura)
• Nazwa serii dokumentu
• Klient chce fakturę
• Link do zamówienia
• Paczka odebrana przez kuriera
• Paczka spakowana
• Kraj z danych do dostawy jest w UE
• Kraj z danych do faktury jest w UE

Wartość pola w Apilo

Wprowadzamy wartość zależnie od opcji wybranej w poprzednim punkcie mapowania.

Transakcja:

• Nabycie/dostawa krajowa (S)
• Import/eksport towarów (EX)
• Nabycie/dostawa UE (WDT)
• Transakcja trójstronna (WTTD)
• Import/eksport usług (EXU)
• Odwrotne obciążenie (sprzedaż) (OOS)
• Nabycie/dostawa poza terytorium kraju (SPTK)
• Odwrotne obciążenie (świadczenie usług) (OOU)
• Sprzedaż w UE na odległość (WSTO)
• Sprzedaż w UE na odległość (WSTO OSS)