Dodawanie faktur PDF z Subiekt GT do zamówienia w Apilo

Kod wtyczki: SGT_CAI_COM_INV_ERB_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v156.0

Co powinieneś wiedzieć na początku ?

Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych o produktach między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) Apilo. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań. Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Insert Subiekt GT oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie Apilo. Dzięki tej wtyczki, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym, a dodatkowo klient końcowy może automatycznie zostać powiadomiony, kiedy zostanie wystawiona faktura bądź paragon do jego zamówienia.

Scenariusz konfiguracyjny

1. Kilka informacji na start.

  • Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
  • Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
  • Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.

2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w Apilo. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.

Dostępne opcje:

a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji

Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.

b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od

Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?

Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:

Dostępne opcje:

a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie

Funkcjonalność ta pozwala również na:

  • Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
  • Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
  • Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie

Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.

5. Połączenie z Apilo

Należy wprowadzić dane wymagane do połączenia Apilo.

connectorApilo.png

Skąd pobrać dane do połączenia z Apilo?

6. Dla zamówień z którego statusu chcesz przesyłać fakturę PDF

Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach integracja ma działać

Dostępne opcje:

a) Wszystkie

Integracja sprawdzi wszystkie statusu w Apilo i podejmie próbę wgrania PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które się w nich znajdują.

b) O statusie

Integracją sprawdza i wgrywa PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które znajdują się wyłącznie we wskazanym statusie. W tej opcji można podać kilka wybranych nazw statusów.

7. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których zostanie przypisana faktura PDF?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w Apilo po wgraniu do niego faktury PDF.

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja po wgraniu dokumentu sprzedaży do zamówienia w systemie Apilo, nie zmieni jego statusu

b) Ustaw status

Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie Apilo, zmieni jego status na podany w konfiguracji.

8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w Apilo, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie

b) Ustaw status

Integracja w przypadku wystąpienia błedu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji

9. Jakie dokumenty z Subiekt GT mają być przesyłane?

Opcja pozwala Ci na wybranie jaki dokument z programu Subiekt GT zostanie dołączony do faktury wystawionej przez program Apilo.

Dostępne opcje:

  • a) Zamówienia Klientów (ZK)
  • b) Paragony oraz faktury VAT
  • c) Paragony
  • d) Faktury VAT
  • e) Faktury Detaliczne
  • f) Zgodnie z Tabelą
Mapowanie:
Status w Apilo

Wybieramy dla jakiego statusu będzie wykonywany konkretny typ dokumentu

Typ dokumentu w Subiekt GT

Wybieramy jaki typ dokumentu ma być wykonany dla wcześniej wybranego statusu

10. Jakie wzorce wydruku chcesz wykorzystać?

Opcja ta pozwala Ci na wybranie wzorców wydruków zdefiniowanych w Subiekt GT

Dostępne opcje:

a) Wykorzystuj domyślne wzorce wydruków

Wybranie opcji spowoduje, że do wskazanych dokumentów w punkcie 9 zostaną wykorzystane wzorce wydruku oznaczone w programie Subiekt GT w następujący sposób:

SGTINVBLKPrintPatterns

b) Wykorzystaj wzorce wydruku zgodnie z mapowaniem

Opcja pozwala Ci użyć wybranego wzorca wydruku dla dokumentu.Skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”. Następnie dla każdej z kolumn, wybierz z dostępnych możliwości lub wpisz:

Dostępne opcje:

a) Klucz mapowania według którego chcesz drukować:

  • Nazwa statusu zamówienia

b) Wartość klucza

Uzupełnij pole o wartość, która uruchomi akcję wgrania dokumentu do Apilo.

c) Symbol dokumentu

Symbol, do którego wcześniej wskazaliśmy nazwę wzorca

  • Faktura Sprzedaży
  • Faktura Sprzedaży zaliczkowa
  • Faktura Sprzedaży zaliczkowa końcowa
  • Faktura Detaliczna
  • Paragon
  • Paragon imienny
  • Zamówienia klientów
  • Korekta faktury sprzedaży
  • Zwrot Detaliczny

d) Nazwa wzorca wydruku

Uzupełnij pole nazwą wzorca zdefiniowanego w Subiekt GT,

SGTINVBLKPrintPatternsName

11. W momencie kiedy do paragonu została wystawiona faktura detaliczna wysyłaj jej plik PDF

Jeśli do paragonów tworzysz faktury detaliczne, wybierając opcję “Tak” wgrasz fakturę jako plik PDF do programu Apilo.

12. Zapisuj pliki pdf w tym miejscu zamiast katalogu domyślnego

Opcja pozwala Ci zapisać wysyłane przez wtyczkę pliki PDF w zdefiniowanej lokalizacji. Aby to zrobić uzupełnij pole Podaj ścieżkę.

Dodatkowo dostępny jest checkbox “Po wysłaniu chcę usunąć dokument PDF z dysku”,, po jego zaznaczeniu, faktury PDF nie będą zapisywane lokalnie na dysku komputera.

13. Chcę również przesyłać (lub nadpisywać) dokumenty faktur korygujących do zamówień znajdujących się w statusie

Opcja pozwala Ci przesłać dokumenty faktur korygujących do zamówień w programie Apilo dla określonego statusu. Jeśli chcesz to zrobić, zaznacz “Podaj ID statusu” i wypełnij pole “Podaj ID statusu”. Możesz wpisać więcej niż jeden identyfikator wybranych statusów oddzielając je przecinkami. Wtyczka będzie nadpisywać starsze faktury korygujące nowszymi.

14. Gdy korekta/zwrot zostanie poprawnie przesłana

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.

b) Podaj nazwę statusu

Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie Apilo, zmieni jego status na podany w konfiguracji.

15. W przypadku błędu, gdy korekta/zwrot nie zostanie przesłana

a) Nie zmieniaj statusu

Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.

b) Podaj nazwę statusu

Integracja zmieni status zamówienia przy przesłaniu korekty, na wskazany: