Dodawanie faktur PDF z Subiekt GT do zamówienia w BaseLinker
Kod wtyczki: SGT_CAI_COM_INV_BLK_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v149.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) BaseLinker.
Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań.
Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Insert Subiekt GT oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie BaseLinker.
Dzięki tej wtyczce, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym, a dodatkowo klient końcowy może automatycznie zostać powiadomiony, kiedy zostanie wystawiona faktura bądź paragon do jego zamówienia.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w BaseLinker. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w BaseLinker.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z Subiektem GT
Pokazuje status połączenia wtyczki z integratorem.
UWAGA
Jeżeli nie masz jeszcze zainstalowanego i skonfigurwanego integratora na serwerze, po poprawnym uzupełnieniu i zapisaniu scenariusza konfiguracyjnego wtyczki otrzymasz możliwość pobrania integratora (1) oraz wygenerowania tokena rejestracyjnego (2) w celu połączenia integratora z kontem SellIntegro.
6. Połączenie z BaseLinker
Pobierz token API poprzez kliknięcie przycisku kopiuj do schowka w zakładce API. Moje konto > API.
UWAGA
Podanie nieprawidłowego klucza API spowoduje brak możliwości zapisania scenariusza oraz przesłania potrzebnych danych.
7. Dla zamówień z którego statusu chcesz przesyłać fakturę PDF?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach integracja ma działać.
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusu w BaseLinker i podejmie próbę wgrania PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które się w nich znajdują.
b) O statusie
Integracją sprawdza i wgrywa PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które znajdują się wyłącznie we wskazanym statusie. W tej opcji można podać kilka wybranych statusów.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzac zamówienia.
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, do których zostanie przypisana faktura PDF?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w BaseLinker po wgraniu do niego faktury PDF.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po wgraniu dokumentu sprzedaży do zamówienia w systemie BaseLinker, nie zmieni jego statusu.
b) Ustaw status
Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie BaseLinker, zmieni jego status na podany w konfiguracji.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
9. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie.
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błedu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
10. Jakie dokumenty z Subiekt GT mają być przesyłane?
Opcja pozwala Ci na wybranie jaki dokument z programu Subiekt GT zostanie dołączony do faktury wystawionej przez program BaseLinker.
Dostępne opcje:
a) Zamówienia Klientów (ZK)
b) Paragony oraz faktury VAT
c) Paragony
d) Faktury VAT
d) Faktury detaliczne
d) Zgodnie z Tabelą
Mapowanie:
Status w BaseLinker
Wybieramy dla jakiego statusu będzie wykonywany konkretny typ dokumentu
Typ dokumentu w Subiekt GT
Wybieramy jaki typ dokumentu ma być wykonany dla wcześniej wybranego statusu
11. Jakie wzorce wydruku chcesz wykorzystać?
Opcja ta pozwala Ci na wybranie wzorców wydruków zdefiniowanych w Subiekt GT.
Dostępne opcje:
a) Wykorzystuj domyślne wzorce wydruków
Wybranie opcji spowoduje, że do wskazanych dokumentów w punkcie 9 zostaną wykorzystane wzorce wydruku oznaczone w programie Subiekt GT w następujący sposób:
UWAGA
Wzorce wydruku znajdziesz w “Lista modułów” > “Wzorce wydruków”
b) Wykorzystaj wzorce wydruku zgodnie z mapowaniem
Opcja pozwala Ci użyć wybranego wzorca wydruku dla dokumentu.Skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”. Następnie dla każdej z kolumn, wybierz z dostępnych możliwości lub wpisz:
Dostępne opcje:
a) Klucz mapowania
- Identyfikator statusu
- Nazwa kategorii
- Identyfikator źródła zamówienia
- Symbol magazynu dokumentu w systemie
b) Wartość klucza mapowania
Uzupełnij pole o wartość, która uruchomi akcję wgrania dokumentu do BaseLinkera.
UWAGA
Jeśli dodasz dwa warunki, które opierają się na dwóch osobnych statusach pamiętaj aby zdefiniować je w punkcie 6.
c) Nazwa wzorca wydruku
Uzupełnij pole nazwą wzorca zdefiniowanego w Subiekt GT.
UWAGA
Nazwy wzorców wydruków zlokalizujesz w “Lista modułów” > “Wzorce wydruków”
f) Symbol dokumentu
Symbol, do którego wcześniej wskazaliśmy nazwę wzorca.
- Faktura Sprzedaży
- Paragon
- Paragon imienny
- Zamówienia klientów
- Zwrot detaliczny
12. Jak chcesz powiązać zamówienia z seriami dokumentów
Aby wgrać zewnętrzną fakturę po API, BaseLinker wymaga wcześniejsze utworzenie własnej faktury do zamówienia.
Aby ta czynność działa się automatycznie skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”, a następnie wybierz z pomocą funkcji lookup lub wpisz:
- Identyfikator statusu - status w BaseLinker, do którego wgrywamy dokumenty sprzedaży. Status / statusy muszą być zdefiniowane w punkcie 6.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker lub skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
UWAGA
Jeśli nie ustawisz mapowania w tym punkcie i ręcznie nie wystawisz faktury w BaseLinker to integracja nie doda PDF oraz pojawi się komunikat w zdarzeniach Brak dokumentu końcowego w systemie BaseLinker
- Identyfikator serii dokumentów - jaki dokument będzie automatycznie tworzony w BaseLinker.
Opcja nakazuje wskazanie numeru, jaki został wpisany w pole “Numer oryginału zamówienia” w programie Subiekt GT:
Dostępne opcje:
a) Numer zamówienia BaseLinker
Numer będzie w formacie B_numerzamówieniaBL.
b) Numer zamówienia z oryginalnego źródła zamówienia
Numer nadany, na przykład w serwisie sprzedażowym.
c) Numer zamówienia ze sklepu
Numer nadany przez sklep.
UWAGA
Pole Numer oryginału zanjdziesz przy zamówieniach ZK utworzonych w Subiekt GT
14. Gdzie w BaseLinker zapisywać stworzony plik PDF?
Opcja pozwala na wybranie, gdzie ma być przypięty plik PDF w BaseLinker.
Dostępne opcje:
a) Zawsze jako załącznik do zamówienia (domyślnie)
b) Zawsze do pola własnego
Dostępne są pola podstawowe oraz pola własne w BaseLinker.
c) Zgodnie z mapowaniem
Mapowanie:
Rodzaj dokumentu
Tutaj wybieramy jaki rodzaj dokumentu będziemy wysyłać do BaseLinker.
Gdzie zapisywać PDF
a) w przypadku wyboru Załącznika przesle się dokument w standardowe pole załącznika na karcie zamówienia
b) w przypadku wyboru Pole dodotkowe pokaże się kolejne okienko gdzie wskazujemy, które konkretnie pole dodatkowe ma do tego posłużyć.
15. W momencie kiedy do paragonu została wystawiona faktura detaliczna wysyłaj jej plik PDF
Jeśli do paragonów tworzysz faktury detaliczne, wybierając opcję “Tak” wgrasz fakturę jako plik PDF do programu BaseLinker.
16. Zapisuj pliki pdf w tym miejscu zamiast katalogu domyślnego
Opcja pozwala Ci zapisać wysyłane przez wtyczkę pliki PDF w zdefiniowanej lokalizacji. Aby to zrobić uzupełnij pole Podaj ścieżkę.
Dodatkowo dostępny jest checkbox “Po wysłaniu chcę usunąć dokument PDF z dysku”,, po jego zaznaczeniu, faktury PDF nie będą zapisywane lokalnie na dysku komputera.
17. Chcę również przesyłać (lub nadpisywać) dokumenty faktur korygujących do zamówień znajdujących się w statusie
Opcja pozwala na przesyłanie dokumentów korygujących do zamówień BaseLinker.
a) Nie dodawaj korekty
Integracja nie będzie dodawać korekty w przypadku znalezienia się integracji w odpowiednim statusie
b) Podaj wartość liczbową statusu
Integracja prześle dokument korygujący do zamówienia gdy znajdzie się w statusie:
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker.
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker.
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
18. Gdy korekta/zwrot zostanie poprawnie przesłana
Opcja pozwala zmienić status zamówienia w BaseLinker po poprawnym przesłaniu dokumentu korygującego.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.
b) Podaj wartość liczbową statusu
Integracja zmieni status zamówienia po pomyślnym przesłaniu korekty, na wskazany:
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker.
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.
19. W przypadku błędu, gdy korekta/zwrot nie zostanie przesłana
Opcja pozwala zmienić status zamówienia w BaseLinker w przypadku wystąpienia problemów z przesłaniem korekty.
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja nie zmieni statusu po pomyślnym przesłaniu korekty do zamówienia.
b) Podaj wartość liczbową statusu
Integracja zmieni status zamówienia przy przesłaniu korekty, na wskazany:
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker.
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera.