Dodawanie faktur PDF z Insertu Subiekt GT do zamówienia w BaseLinker
Kod wtyczki: SGT_CAI_COM_INV_BLK_100
Użyta wersja wtyczki: VER_RTM_v139.0
Co powinieneś wiedzieć na początku?
Wtyczka pozwala Ci na synchronizację danych o produktach między programem systemu źródłowego (ERP) Subiekt GT i programem systemu docelowego (E-commerce) BaseLinker. Jest dostosowana do samodzielnej konfiguracji w oparciu o scenariusz złożony z szeregu pytań.
Wtyczka umożliwia Ci wgranie pliku PDF dokumentu, który został wystawiony w systemie Insert Subiekt GT oraz załączyć go do źródłowego zamówienia w systemie BaseLinker. Dzięki tej wtyczki, obsługa klienta ma bezpośredni wgląd do dokumentu bez potrzeby szukania go w systemie fakturującym, a dodatkowo klient końcowy może automatycznie zostać powiadomiony, kiedy zostanie wystawiona faktura bądź paragon do jego zamówienia.
Scenariusz konfiguracyjny
- Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
- Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
- Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.
2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w BaseLinker. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
PAMIĘTAJ
Integracja podczas weryfikacji, które zamówienia są w zakresie przetwarzania sprawdza datę złożenia zamówienia w BaseLinker.
3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.
Dostępne opcje:
a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji
Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.
b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:
Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji
UWAGA
Punkt 2. oraz punkt 3. scenariusza są ze sobą powiązane. Data z punktu 3. ogranicza maksymalny zakres działania integracji do daty tam wskazanej. Jeśli ustawienie z punktu 2. wykracza poza datę z punktu 3 to integracja nie przetworzy zamówień wstecz
4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?
Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:
Dostępne opcje:
a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie
Funkcjonalność ta pozwala również na:
- Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
- Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
- Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie
Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.
PAMIĘTAJ
Ustaw wtyczkę na uruchamianie z taką częstotliwością jakiej realnie potrzebujesz do aktualizacji. W zależności od ilości posiadanych danych do przetworzenia możesz uniknąć obciążania twojego serwera, jak i systemu źródłowego oraz docelowego.
5. Połączenie z BaseLinker
Pobierz token API poprzez kliknięcie przycisku kopiuj do schowka w zakładce API. Moje konto > API.
UWAGA
Podanie nieprawidłowego klucza API spowoduje brak możliwości zapisania scenariusza oraz przesłania potrzebnych danych.
6. Dla zamówień z którego statusu chcesz przesyłać fakturę PDF?
Funkcjonalność ta pozwala wybrać na jakich statusach integracja ma działać
Dostępne opcje:
a) Wszystkie
Integracja sprawdzi wszystkie statusu w BaseLinker i podejmie próbę wgrania PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które się w nich znajdują.
b) O statusie
Integracją sprawdza i wgrywa PDF z dokumentem sprzedaży do zamówień, które znajdują się wyłącznie we wskazanym statusie. W tej opcji można podać kilka wybranych statusów.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera
PODPOWIEDŹ
Dla zapewnienia płynnej i bezproblemowej pracy integracji zalecamy ustawienie tylko tych statusów, z których faktycznie chcemy przetwarzac zamówienia.
7. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, do których zostanie przypisana faktura PDF?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy integracja ma zmienić status zamówienia w BaseLinker po wgraniu do niego faktury PDF.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja po wgraniu dokumentu sprzedaży do zamówienia w systemie BaseLinker, nie zmieni jego statusu
b) Ustaw status
Integracja po wgraniu dokumentu końcowego do zamówienia w systemie BaseLinker, zmieni jego status na podany w konfiguracji.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera
8. Jaki status chcesz nadać zamówieniom w BaseLinker, do których nie zostanie przypisana faktura PDF z powodu błędu?
Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania przenieść takie zamówienia do oddzielnego statusu.
Dostępne opcje:
a) Nie zmieniaj statusu
Integracja w przypadku wystąpienia błędu podczas procesowania zamówienia nie zmieni jego statusu i zostawi to zamówienie w pierwotnym statusie
b) Ustaw status
Integracja w przypadku wystąpienia błedu podczas procesowania zamówienia zmieni jego status na ten podany w konfiguracji
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera
9. Jakie dokumenty z Subiekt GT mają być przesyłane?
Opcja pozwala Ci na wybranie jaki dokument z programu Subiekt GT zostanie dołączony do faktury wystawionej przez program BaseLinker.
Dostępne opcje:
a) Zamówienia Klientów (ZK)
b) Paragony oraz faktury VAT
c) Paragony
d) Faktury VAT
10. Jakie wzorce wydruku chcesz wykorzystać?
Opcja ta pozwala Ci na wybranie wzorców wydruków zdefiniowanych w Subiekt GT
Dostępne opcje:
a) Wykorzystuj domyślne wzorce wydruków
Wybranie opcji spowoduje, że do wskazanych dokumentów w punkcie 9 zostaną wykorzystane wzorce wydruku oznaczone w programie Subiekt GT w następujący sposób:
UWAGA
Wzorce wydruku znajdziesz w “Lista modułów” > “Wzorce wydruków”
b) Wykorzystaj wzorce wydruku zgodnie z mapowaniem
Opcja pozwala Ci użyć wybranego wzorca wydruku dla dokumentu.Skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”. Następnie dla każdej z kolumn, wybierz z dostępnych możliwości lub wpisz:
Dostępne opcje:
a) Klucz mapowania
- Identyfikator statusu
- Nazwa kategorii
- Identyfikator źródła zamówienia
- Symbol magazynu dokumentu w systemie
b) Wartość klucza mapowania
Uzupełnij pole o wartość, która uruchomi akcję wgrania dokumentu do BaseLinkera.
UWAGA
Jeśli dodasz dwa warunki, które opierają się na dwóch osobnych statusach pamiętaj aby zdefiniować je w punkcie 6.
c) Nazwa wzorca wydruku
Uzupełnij pole nazwą wzorca zdefiniowanego w Subiekt GT,
UWAGA
Nazwy wzorców wydruków zlokalizujesz w “Lista modułów” > “Wzorce wydruków”
f) Symbol dokumentu
Symbol, do którego wcześniej wskazaliśmy nazwę wzorca
- Faktura Sprzedaży
- Paragon
- Paragon imienny
- Zamówienia klientów
11. Jak chcesz powiązać zamówienia z seriami dokumentów:
Aby wgrać zewnętrzną fakturę po API, BaseLinker wymaga wcześniejsze utworzenie własnej faktury do zamówienia.
Aby ta czynność działa się automatycznie skonfiguruj mapowanie wybierając zielony przycisk “Dodaj wiersz”, a następnie wybierz z pomocą funkcji lookup lub wpisz:
- Identyfikator statusu - status w BaseLinker, do którego wgrywamy dokumenty sprzedaży. Status / statusy muszą być zdefiniowane w punkcie 6
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker lub skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera
UWAGA
Jeśli nie ustawisz mapowania w tym punkcie i ręcznie nie wystawisz faktury w BaseLinker to integracja nie doda PDF oraz pojawi się komunikat w zdarzeniach Brak dokumentu końcowego w systemie BaseLinker
- Identyfikator serii dokumentów - jaki dokument będzie automatycznie tworzony w BaseLinker
Opcja nakazuje wskazanie numeru, jaki został wpisany w pole “Numer oryginału zamówienia” w programie Subiekt GT :
Dostępne opcje:
a) Numer zamówienia BaseLinker
Numer będzie w formacie B_numerzamówieniaBL
b) Numer zamówienia z oryginalnego źródła zamówienia
Numer nadany, na przykład w serwisie sprzedażowym
c) Numer zamówienia ze sklepu
Numer nadany przez sklep.
UWAGA
Pole Numer oryginału zanjdziesz przy zamówieniach ZK utworzonych w Subiekt GT
13. W momencie kiedy do paragonu została wystawiona faktura detaliczna wysyłaj jej plik PDF:
Jeśli do paragonów tworzysz faktury detaliczne, wybierając opcję “Tak” wgrasz fakturę jako plik PDF do programu BaseLinker.
14. Zapisuj pliki pdf w tym miejscu zamiast katalogu domyślnego:
Opcja pozwala Ci zapisać wysyłane przez wtyczkę pliki PDF w zdefiniowanej lokalizacji. Aby to zrobić uzupełnij pole Podaj ścieżkę.
Dodatkowo dostępny jest checkbox “Po wysłaniu chcę usunąć dokument PDF z dysku”,, po jego zaznaczeniu, faktury PDF nie będą zapisywane lokalnie na dysku komputera.
15. Chcę również przesyłać (lub nadpisywać) dokumenty faktur korygujących do zamówień znajdujących się w statusie:
Opcja pozwala Ci przesłać dokumenty faktur korygujących do zamówień w programie BaseLinker dla określonego statusu.
Jeśli chcesz to zrobić, zaznacz “Podaj wartość liczbową statusu” i wypełnij pole “Podaj liczbowy identyfikator statusu”. Możesz wpisać więcej niż jeden identyfikator wybranych statusów oddzielając je przecinkami. Wtyczka będzie nadpisywać starsze faktury korygujące nowszymi.
Identyfikator statusu widoczny jest w linku strony po wejściu w dany status w BaseLinker
lub można skorzystać z lupki, która pozwala wybrać odpowiedni status z BaseLinkera